उस सेवा की शिकायत करना जो दी नहीं गई

यह चिट्ठी कब ठीक है

• जो सेवा ऑर्डर की गई थी वह तय तारीख़ पर नहीं हुई।
• वह हुई, पर वैसी नहीं जैसी अनुबंध, अनुमान-पत्र या ऑर्डर बताता था।
• किसी ऐसी सेवा के लिए पहले पैसे दिए गए जो आई ही नहीं।

कब ठीक नहीं है

• सेवा नहीं, बल्कि कोई वस्तु ख़राब हुई है: तब गारंटी की चिट्ठी ज़्यादा ठीक बैठती है।
• आपने अभी लिखा ही नहीं और विभाग ने कोई फ़ैसला लिया है जिस पर आपकी आपत्ति है: वह आपत्ति की चिट्ठी है।
• आपने पहले लिख दिया था और किसी ने जवाब नहीं दिया: वह याददिहानी है, जो पहली चिट्ठी दोहराने के बजाय उसकी याद दिलाती है।

जिन सवालों के जवाब देने हैं

• जो किया जाना था
  अनुबंध, अनुमान-पत्र या बिल के शब्द ही लीजिए, ताकि विभाग फ़ाइल बिना हिचक ढूँढ ले।
  उदाहरण: घर के बॉयलर की बदली
• वह तारीख़ जब यह होना था
  तय तारीख़, जैसी उस काग़ज़ पर लिखी है जिस पर आपने दस्तख़त किए।
• जो हुआ
  बातें और तारीख़ें, और कुछ नहीं। एक या दो वाक्य काफ़ी हैं, और वे झुँझलाहट से भरे पूरे पन्ने से ज़्यादा वज़न रखते हैं।
  उदाहरण: कोई तकनीशियन नहीं आया, और मुझे न कोई फ़ोन आया न कोई संदेश।
• जो आपने पहले आज़मा लिया है ज़रूरी नहीं
  फ़ोन और संदेश, उनकी तारीख़ों के साथ अगर आपने नोट की हों। अगर यह आपकी पहली चिट्ठी है तो ख़ाली छोड़ दीजिए।
  उदाहरण: मैंने महीने की 4 और 11 तारीख़ को ग्राहक-सेवा को फ़ोन किया था, पर कोई तारीख़ नहीं मिली।
• आप क्या माँगते हैं
  एक चिट्ठी में एक माँग। एक ही चिट्ठी में दो माँगें एक-दूसरे से जवाब पा जाती हैं।
  • कि सेवा दी जाए: आप सेवा अब भी चाहते हैं, एक लिखित तारीख़ के साथ।
  • जो चुकाया गया उसकी वापसी: आप सेवा नहीं चाहते, आप रक़म वापस चाहते हैं।
  • क़ीमत में कमी: सेवा आधी-अधूरी दी गई, और आप उतनी क़ीमत माँगते हैं जितना काम हुआ।
• चुकाई गई रक़म अगर “आप क्या माँगते हैं” का जवाब “जो चुकाया गया उसकी वापसी” हो
  ठीक रक़म, जैसी बिल या बैंक विवरण पर लिखी है।
• वह तारीख़ जिससे पहले आप जवाब चाहते हैं
  भेजने के बाद दो से चार हफ़्ते गिनिए। तारीख़ जाँची जा सकती है, अवधि पर बहस होती है।

ठीक-ठीक क्या माँगना है

• एक लिखित जवाब, कोई फ़ोन नहीं: फ़ोन साबित नहीं होता।
• एक तारीख़, कोई धुँधली अवधि नहीं: “अगले महीने के दौरान” किसी को नहीं बाँधता।
• जहाँ कोई रक़म दाँव पर है, वहाँ हिसाब का ब्यौरा, ताकि उसे जाँचा जा सके।
• वह नाम या नंबर जिसके तहत शिकायत दर्ज हुई है।

साथ लगाने वाले काग़ज़

• अनुबंध, अनुमान-पत्र या ऑर्डर की नकल।
• बिल या भुगतान के सबूत की नकल।
• पहले हुई बातचीत की नकल, अगर कोई हुई हो।

समय-सीमा

मिलने से दो से चार हफ़्ते। यही वह अवधि है जिसे कोई विभाग बेवजह लंबी नहीं मानता, और यह इतनी लंबी है कि जवाब देने से बचना दिख जाए। अवधि के बजाय एक तारीख़ लिखिए।

भेजने के बाद

• चिट्ठी की एक नकल जैसी वह गई थी, तारीख़ और दस्तख़त के साथ रखिए।
• उसे जमा करने के सबूत के साथ भेजिए, और मिलने के सबूत के साथ भी अगर डाक सेवा वह देती हो।
• भेजने की तारीख़ नोट कीजिए: आपने जो अवधि तय की है वह उसी से चलती है।
• तय तारीख़ तक जवाब न आने पर, आगे एक याददिहानी है जो इस चिट्ठी की याद दिलाती है, कोई दूसरी शिकायत नहीं।

आधार

यह नमूना उस बुनियादी हिस्से का है जो हर जगह लागू होता है: यह किसी देश के कानून का सहारा नहीं लेता, इसलिए इसके पास कोई कानूनी संदर्भ देने को नहीं है। इसकी ताक़त कहीं और है, बातों, तारीख़ों और माँग की सफ़ाई में। अगर आपके देश में कोई प्रावधान इस कार्रवाई को मज़बूत करता है, तो वह अलग से, देश के नाम के साथ, एक अलग नमूने में रहता है।