Envoyer une lettre, et pouvoir prouver qu’elle est partie
Ce que chaque manière d’envoyer un courrier établit réellement, ce qu’elle laisse sans preuve, et ce qu’il reste à garder une fois la lettre partie.
Le principe
Ce qui compte, ce n’est pas la lettre : c’est la preuve qu’elle est partie
Un service qui reçoit une réclamation ne discute pas le texte d’une lettre qu’il affirme n’avoir jamais reçue. Une personne qui conteste un envoi ne discute pas davantage le contenu d’un courrier dont l’existence même n’est pas établie. Dans les deux cas, ce qui tranche n’est pas ce qui a été écrit : c’est ce qui peut être montré.
Une manière d’envoyer peut établir trois choses distinctes, rarement toutes les trois à la fois : qu’un document a été envoyé, qu’il a été reçu, et ce qu’il contenait. Confondre ces trois preuves est l’erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse : beaucoup découvrent, au moment où ils en ont besoin, qu’ils tiennent la preuve d’une chose en croyant tenir celle d’une autre.
Une lettre parfaite qu’on ne peut pas prouver avoir envoyée ne vaut rien.
Le tableau qui suit reprend six manières courantes d’envoyer un courrier, et dit pour chacune ce qu’elle établit et ce qu’elle laisse entier.
Les six manières usuelles
Ce que chacune prouve, et ce qu’elle laisse sans preuve
| La manière d’envoyer | Ce qu’elle prouve | Ce qu’elle ne prouve pas |
|---|---|---|
| Remise en main propre contre récépissé | Que le document a été remis, ce jour précis, à la personne qui a signé le récépissé. C’est ce papier daté et signé qu’il faut garder : le seul souvenir d’avoir déposé un document ne prouve rien. | Que la personne qui a signé avait le pouvoir de décider du dossier, ni ce que contenait exactement l’enveloppe si le récépissé ne le décrit pas. |
| Envoi recommandé avec avis de réception | Le dépôt à une date certaine, puis la réception, avec sa date et souvent la signature de la personne qui a réceptionné le pli. | Le contenu exact de l’enveloppe : le service qui achemine le pli ne l’ouvre pas et ne peut attester de ce qu’il transportait. Une copie gardée à part reste nécessaire pour cela. |
| Courrier simple, sans recommandé | Peu de chose par lui-même : au mieux une date d’écriture si la lettre en porte une, et l’existence d’une copie si l’expéditeur en a gardé une. | Ni l’envoi, ni la réception. Un courrier simple qui se perd ne laisse aucune trace, et rien n’empêche un destinataire de nier l’avoir reçu. |
| Courriel | L’heure d’envoi telle qu’enregistrée par la messagerie de l’expéditeur, et le contenu exact : le message envoyé et le message reçu sont, sauf incident technique, identiques. | La réception. Un courriel envoyé n’est pas un courriel lu, ni même un courriel arrivé : un accusé de réception ou de lecture peut être demandé, mais rien n’oblige le destinataire à le renvoyer. |
| Formulaire en ligne | Souvent une confirmation horodatée par le service destinataire lui-même, parfois assortie d’un numéro de dossier : c’est le service qui reçoit qui atteste de la réception, au moment où il l’enregistre. | Le contenu exact de ce qui a été transmis, si aucune copie ni récapitulatif n’est proposé après l’envoi. Sans cette trace, il ne reste que le souvenir d’avoir rempli le formulaire. |
| Dépôt au guichet | Qu’une personne s’est présentée et a remis un document, si un accusé de dépôt daté est délivré en échange. | À peu près tout, en l’absence de cet accusé : un dépôt sans document remis en échange ne laisse pas plus de trace qu’une conversation orale. |
Le tableau le montre ligne après ligne : chaque manière comble une partie du triangle envoi, réception, contenu, et en laisse toujours une autre ouverte. Une pratique prudente combine donc deux preuves plutôt qu’une, par exemple un envoi recommandé pour la date et la réception, et une copie gardée à part pour le contenu.
Après l’envoi
Ce qu’il reste à faire une fois la lettre partie
La preuve d’envoi ou de réception ne dit rien du contenu. Quatre gestes couvrent ce qu’elle laisse ouvert : garder une copie, dater utilement une capture d’écran, savoir quoi faire d’un accusé qui revient, et savoir combien de temps garder l’ensemble.
Garder une copie, pas seulement une preuve d’envoi
Une preuve de dépôt ou de réception établit qu’un pli est parti et qu’il est arrivé. Elle ne dit presque jamais ce qu’il y avait dedans. Si le contenu est un jour discuté, seule une copie gardée à part permet de montrer ce qui a réellement été écrit : une copie imprimée avant la mise sous enveloppe, le fichier enregistré avant l’impression, ou le texte collé dans un courriel envoyé à soi-même.
Pour un formulaire en ligne, ce geste demande un peu d’anticipation. La copie doit être prise avant de valider l’envoi, par une capture d’écran ou en collant le texte saisi ailleurs, parce qu’une fois le formulaire validé, le contenu affiché disparaît souvent avec la page.
Dater une capture d’écran pour qu’elle prouve quelque chose
Une capture d’écran isolée ne montre qu’une image : rien ne dit qu’elle a été prise ce jour-là plutôt qu’un autre. Pour qu’elle serve, la date doit apparaître dans l’image elle-même, par exemple l’horloge du système visible dans la capture, ou la date affichée par le site sur son propre écran de confirmation, plutôt qu’une capture recadrée sur le seul message qui semblait utile.
Le nom du fichier peut ajouter une seconde date, en complément et non à la place de la première : enregistrer la capture sous un nom qui commence par la date du jour rend un dossier de plusieurs pièces classable dans l’ordre, sans avoir à rouvrir chaque image pour savoir laquelle vient en premier.
Un accusé de réception qui revient : ce qu’on en fait
Un avis de réception qui revient signé est souvent la pièce la plus solide de tout un dossier, et c’est pourtant celle qu’on égare le plus facilement : glissée dans un tiroir, elle se sépare vite de la lettre à laquelle elle correspond.
Le geste utile est de l’attacher à la copie de la lettre envoyée, ou d’en garder une image dans le même dossier que cette copie, avec la date à laquelle il est revenu si elle n’est pas déjà lisible dessus. Rattaché à la chronologie des faits plutôt que rangé à part, un accusé de réception reste utilisable des mois plus tard, quand le souvenir précis de l’envoi se sera estompé.
Combien de temps garder
Le repère universel est simple à énoncer, même sans donner de date précise : on garde tant que le dossier peut encore rouvrir, c’est-à-dire au minimum jusqu’à l’expiration du délai pendant lequel une contestation reste possible. Ce délai dépend du pays et du type de litige : un module par pays le précise quand il existe.
En l’absence de repère nommé pour son pays ou sa situation, le principe prudent est de garder plus longtemps que nécessaire plutôt que l’inverse : une preuve gardée un an de trop ne coûte qu’un peu de place, une preuve détruite trop tôt ne se refabrique jamais.
Un mot, plusieurs noms
Le mécanisme voyage, le nom du produit change de pays en pays
Les mécaniques décrites plus haut, une preuve de dépôt, une preuve de distribution, une signature du destinataire, existent dans la plupart des pays, sous des noms commerciaux différents, vendus par des opérateurs différents. En France, La Poste nomme cela « la lettre recommandée avec accusé de réception ». Au Royaume-Uni, Royal Mail vend un service de suivi avec signature, « Signed For ». Aux États-Unis, USPS propose le « Certified Mail », avec une option « Return Receipt ». Ce sont des exemples parmi d’autres, pas le cadre par défaut de ce site.
Le nom du produit compte moins que ce qu’il inclut réellement : un envoi recommandé de base prouve souvent le dépôt et le suivi de l’acheminement, sans toujours inclure la signature du destinataire. C’est l’option ajoutée, l’avis ou l’accusé de réception, qui apporte cette preuve-là, et elle se vérifie avant l’envoi, jamais après.
Ce qu’un pays précis propose, une fois qu’un module existe pour lui.
- Voir les modules par pays les modules vérifiés, pays par pays
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