দাবি জানানো · সব দেশেই খাটে
যে সেবা দেওয়া হয়নি, তার দাবি জানানো
টাকা দেওয়া একটি সেবা করা হয়নি, বা যেভাবে ঠিক ছিল সেভাবে হয়নি। এই চিঠি বলে কী বাকি আছে, তার বদলে কী চাওয়া হচ্ছে, আর কোন্ তারিখে উত্তর আশা করা হচ্ছে।
এই পাতা একটি চিঠির রূপ, উপযুক্ত শব্দ আর তার সঙ্গে জড়িত প্রকাশ্য সূত্রগুলি দেয়। কোনো নির্দিষ্ট ব্যাপারে কী করতে হবে তা এটি বলে না, আর পেশাদার কারও মতের জায়গা নেয় না। চিঠিতে চিহ্নিত জায়গাগুলি ভরে নিতে হবে।
এই চিঠি কখন মানায়
- ফরমাশ দেওয়া একটি সেবা ঠিক তারিখে হয়নি।
- সেবাটি হয়েছে, কিন্তু চুক্তি, দরপত্র বা ফরমাশ যেভাবে বর্ণনা করেছিল সেভাবে নয়।
- যে সেবা আসেইনি, তার জন্য আগেই টাকা দেওয়া হয়েছে।
কখন মানায় না
- সেবা নয়, একটি জিনিস খারাপ হয়ে গেছে: গ্যারান্টির চিঠি বেশি মানায়।
- আপনি এখনও লেখেননি আর দপ্তরটি এমন একটি সিদ্ধান্ত নিয়েছে যাতে আপনি আপত্তি করছেন: সেটি আপত্তির চিঠি।
- আপনি আগেই লিখেছেন আর কেউ উত্তর দেয়নি: সেটি একটি তাগাদা, যা প্রথম চিঠিটি আবার না লিখে সেটিকে মনে করিয়ে দেয়।
পুরো চিঠি
চিহ্নিত অংশগুলিই ভরে নেওয়ার জায়গা। যে অনুচ্ছেদে শর্ত লেখা আছে, তা কেবল সেই ক্ষেত্রেই লেখা হয়: এই বাছাই কর্মশালা করে দেয়, নয়তো আপনি নিজে হাতে করেন।
আপনার শহর, তারিখ
বিষয়: দাবি: যা করার কথা ছিল
সূত্র: আপনার ফাইল নম্বর
মহাশয়/মহাশয়া,
আমি আপনাদের যা করার কথা ছিল-এর দায়িত্ব দিয়েছিলাম, যা যে তারিখে তা করার কথা ছিল তারিখে করার কথা ছিল।
কী ঘটেছে
যদি “আপনি আগে যা যা চেষ্টা করেছেন” ভরা থাকেআপনি আগে যা যা চেষ্টা করেছেন
আজ পর্যন্ত এই সেবাটি ঠিক করা শর্তে দেওয়া হয়নি।
যদি “আপনি কী চাইছেন” হয় “সেবাটি করে দেওয়া হোক”এটি করে দিতে আর তা কোন্ তারিখে করা হবে তা লিখিতভাবে নিশ্চিত করতে অনুরোধ করছি।
যদি “আপনি কী চাইছেন” হয় “যা দেওয়া হয়েছে তা ফেরত”যে সেবাটি দেওয়া হয়নি তার জন্য দেওয়া যে অঙ্কটি দেওয়া হয়েছে অঙ্কটি ফেরত চাইছি।
যদি “আপনি কী চাইছেন” হয় “দামে ছাড়”যা দেওয়া হয়নি তার মাপে দামে একটি ছাড় চাইছি, সঙ্গে যে হিসাবটি ধরা হলো তার বিস্তারও চাইছি।
যে তারিখের আগে আপনি উত্তর আশা করছেন-এর আগে লিখিতভাবে উত্তর দিতে অনুরোধ করছি। এই তারিখে উত্তর না পেলে আমি দাবিটি খারিজ হয়েছে বলে ধরে নেব আর যে আপিলের পথগুলি খোলা আছে সেগুলি ধরেই এগোব।
এই চিঠি তার জমার প্রমাণ রেখেই পাঠানো হচ্ছে।
সবিনয় শ্রদ্ধা জানবেন।
আপনার নাম ও পদবি
জোড়া কাগজ
- চুক্তি, দরপত্র বা ফরমাশপত্রের অনুলিপি।
- বিল বা পেমেন্টের প্রমাণের অনুলিপি।
- আগে হওয়া কথাবার্তার অনুলিপি, যদি কিছু হয়ে থাকে।
যে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে হবে
- যা করার কথা ছিল
চুক্তি, দরপত্র বা বিলের শব্দগুলিই তুলে দিন, যাতে দপ্তরটি দ্বিধা ছাড়াই ফাইলটি খুঁজে পায়।
উদাহরণ: ফ্ল্যাটের গিজারটি বদলে দেওয়া - যে তারিখে তা করার কথা ছিল
নির্ধারিত তারিখ, আপনি যে কাগজে সই করেছেন সেখানে যেমন লেখা আছে তেমন। - কী ঘটেছে
ঘটনা আর তারিখ, আর কিছুই নয়। এক-দুটি বাক্যই যথেষ্ট, আর তা এক পাতা বিরক্তির চেয়ে বেশি ভার রাখে।
উদাহরণ: কোনো টেকনিশিয়ান আসেননি আর আমি কোনো ফোন বা বার্তাও পাইনি। - আপনি আগে যা যা চেষ্টা করেছেন ঐচ্ছিক
ফোনকল আর বার্তা, তারিখ লিখে রেখে থাকলে তাদের তারিখ সহ। এটিই আপনার প্রথম চিঠি হলে ফাঁকা রাখুন।
উদাহরণ: আমি মাসের 4 আর 11 তারিখে গ্রাহকসেবায় ফোন করেছি, কোনো তারিখ পাইনি। - আপনি কী চাইছেন
প্রতি চিঠিতে একটিমাত্র দাবি। একই চিঠিতে দুটি দাবি একে অন্যের উত্তর হয়ে যায়।- সেবাটি করে দেওয়া হোক: আপনি এখনও সেবাটিই চান, একটি লিখিত তারিখ সহ।
- যা দেওয়া হয়েছে তা ফেরত: আপনি আর সেবাটি চান না, আপনি টাকাটি ফিরে পেতে চান।
- দামে ছাড়: সেবাটি আংশিকভাবে হয়েছে, আর যা হয়েছে তার মাপে একটি দাম চাইছেন।
- যে অঙ্কটি দেওয়া হয়েছে যদি “আপনি কী চাইছেন” হয় “যা দেওয়া হয়েছে তা ফেরত”
ঠিক অঙ্ক, যেমন বিলে বা ব্যাংকের বিবরণীতে আছে। - যে তারিখের আগে আপনি উত্তর আশা করছেন
পাঠানোর পরে দুই থেকে চার সপ্তাহ গুনুন। একটি তারিখ যাচাই করা যায়, একটি মেয়াদ নিয়ে তর্ক হয়।
ঠিক কী চাইতে হবে
- একটি লিখিত উত্তর, ফোনকল নয়: ফোনকল প্রমাণ করা যায় না।
- একটি তারিখ, অস্পষ্ট কোনো মেয়াদ নয়: “পরের মাসের মধ্যে” কাউকে বাঁধে না।
- একটি টাকার অঙ্ক জড়িত থাকলেই হিসাবের বিস্তার, যাতে তা যাচাই করা যায়।
- যে নামে বা নম্বরে দাবিটি নথিভুক্ত হয়েছে, সেটি।
যে কাগজ জুড়তে হবে
- চুক্তি, দরপত্র বা ফরমাশপত্রের অনুলিপি।
- বিল বা পেমেন্টের প্রমাণের অনুলিপি।
- আগে হওয়া কথাবার্তার অনুলিপি, যদি কিছু হয়ে থাকে।
সময়সীমা
পাওয়ার তারিখ থেকে দুই থেকে চার সপ্তাহ। এটিই সেই সময়সীমা, যা একটি দপ্তর অন্যায্য না মনে করে সামলায়, আর উত্তর দিতে অস্বীকার করলে সেটি চোখে পড়ার মতো যথেষ্ট লম্বাও। একটি মেয়াদের বদলে একটি তারিখ লিখুন।
পাঠানোর পরে
- চিঠিটি যেমন গেছে তেমন একটি অনুলিপি রেখে দিন, তারিখ ও সই সহ।
- একটি জমার প্রমাণ নিয়ে সেটি পাঠান, আর ডাক-সেবা দিলে একটি পাওয়ার প্রমাণও নিন।
- পাঠানোর তারিখ লিখে রাখুন: আপনি যে সময়সীমা বেঁধেছেন তা এই তারিখ থেকেই চলে।
- বাঁধা তারিখে উত্তর না এলে, পরের ধাপ একটি তাগাদা, যা এই চিঠিটি মনে করিয়ে দেয়, দ্বিতীয় একটি দাবি নয়।
ভিত্তি
এই নমুনাটি সর্বজনীন ভিতের অংশ: এটি কোনো দেশের আইনের দাবি করে না, তাই উল্লেখ করার মতো কোনো আইনি সূত্রও এর নেই। এর জোর অন্যত্র, ঘটনা, তারিখ আর দাবির নির্ভুলতায়। আপনার দেশে যদি এমন কোনো বিধান থাকে যা এই কাজটিকে আরও জোরদার করে, তবে তা আলাদা ও নাম ধরে একটি দেশভিত্তিক মডিউলে থাকে।