寄出一封信，并且能证明它寄出去了
每一种寄信方式实际确立了什么，它留下哪一块没有凭证，以及信寄出之后还剩下什么要保存。
原则
要紧的不是那封信，而是它寄出去了的凭证
一个收到索赔的部门，不会去讨论一封它声称从未收到过的信的文字。一个否认收到过某次寄送的人，同样不会去讨论一封连存在都没被确立的信的内容。这两种情形里，定胜负的都不是写了什么：而是能拿出什么。
一种寄信方式可以确立三件不同的事，而三件同时确立的情况很少：一份文件寄出了、它被收到了、它里面装的是什么。把这三种凭证混为一谈是最常见的错误，也是代价最大的错误：很多人在需要用到的时候才发现，自己手上握着的是一件事的凭证，却以为握着另一件事的。
一封无法证明寄出过的完美信件，一文不值。
下面这张表列出六种常见的寄信方式，并说明每一种确立了什么、又留下什么完全没有证明。
六种常见方式
每一种各证明什么，又留下什么没有凭证
| 寄信方式 | 它证明什么 | 它不证明什么 |
|---|---|---|
| 当面交付并换取收据 | 文件在那个确切的日期交给了在收据上签字的那个人。要保存的就是这张有日期、有签名的纸：只记得自己交过一份文件，什么都证明不了。 | 签字的人有权就这卷卷宗作决定；如果收据没有写明信封里装的是什么，也不能证明其内容。 |
| 挂号并附收件回执 | 在一个确定的日期交寄，随后是收到，带着日期，通常还带着签收人的签名。 | 信封里确切的内容：投递这件邮件的机构不会打开它，也无法证明它运送的是什么。为此仍然需要另外留一份副本。 |
| 普通信件，不挂号 | 它本身能证明的很少：最多是信上写着的一个撰写日期，以及寄件人如果留了副本，那份副本的存在。 | 既不证明寄出，也不证明收到。一封丢掉的普通信件不留任何痕迹，也没有什么能阻止收件人否认收到过它。 |
| 电子邮件 | 寄件人邮箱所记录的发送时间，以及确切的内容：除技术故障外，寄出的消息和收到的消息是同一份。 | 收到这件事。寄出的邮件不等于读过的邮件，甚至不等于到达了的邮件：可以请求一份送达或已读回执，但没有什么能强制收件人回它。 |
| 网上表单 | 通常是收件部门自己给出的一份带时间戳的确认，有时还附一个卷宗号：证明收到的是接收方，就在它登记的那一刻。 | 所提交内容的确切文字，如果提交之后既没有副本也没有摘要可拿。少了这条痕迹，剩下的只有填过那个表单的记忆。 |
| 到柜台递交 | 有人到过现场并交出了一份文件，前提是当场换回了一份带日期的递交回执。 | 没有这份回执的话，几乎什么都不证明：一次没有换回文件的递交，留下的痕迹不比一次口头交谈更多。 |
这张表一行一行地说明了同一件事：每一种方式都补上寄出、收到、内容这个三角形的一部分，同时总会留下另一部分敞着。所以稳妥的做法是把两种凭证配起来，而不是只靠一种，比如用挂号来管日期和收到，再另外留一份副本来管内容。
寄出之后
信寄出之后还剩下什么要做
寄出或收到的凭证，对内容一句话都不说。四个动作可以补上它留下的空缺：留一份副本、给截图标上有用的日期、知道回执寄回来之后该怎么处理，以及知道整套东西要保存多久。
留一份副本，而不只是一份寄出凭证
交寄或收到的凭证确立了一件邮件寄出了、并且到达了。它几乎从不说明里面装了什么。如果内容有一天被争论，只有另外留下的一份副本才能显示实际写了什么：装入信封前打印的一份副本、打印前保存的那个文件，或者把正文贴在一封发给自己的电子邮件里。
对网上表单来说，这个动作需要一点提前的意识。副本必须在点提交之前取，用截图或者把填好的文字贴到别处，因为表单一旦提交，显示的内容往往随着页面一起消失。
给截图标上日期，让它真的能证明什么
一张孤立的截图只显示一幅图像：没有什么说明它是那天拍的，而不是别的哪天。要让它管用，日期必须出现在图像本身里，比如截图里可见的系统时钟，或者站点在自己的确认页面上显示的日期，而不是一张只裁到那条看起来有用的消息上的截图。
文件名可以再加一个日期，作为补充而不是替代：把截图存成以当天日期开头的名字，一个装着好几份材料的文件夹就能按顺序排好，不必逐张打开图片才知道哪一张在前。
回执寄回来了：该怎么处理
一张签好字寄回来的收件回执，往往是整卷卷宗里最扎实的一份材料，可它也是最容易被弄丢的一份：塞进抽屉，很快就和它对应的那封信分了家。
有用的动作是把它别在寄出信件的副本上，或者把它的图像存进放着那份副本的同一个文件夹，如果它上面看不清回来的日期，就把日期一并记上。挂在事实的时间线上、而不是单独收着，一张收件回执在几个月后仍然能用，那时寄出的具体记忆已经淡了。
保存多久
各地通用的参照说起来很简单，即使不给出确切日期：只要这卷卷宗还可能重新打开就保存，也就是至少保存到还可以提出异议的那段期限结束为止。这段期限取决于国家和争议的类型：如果有按国家的模块，它会写明。
如果自己的国家或自己的情形没有可指名的参照，稳妥的原则是宁可多保存一段，而不是相反：一份凭证多留一年只占一点地方，而一份销毁得太早的凭证永远无法重造。
同一件事，多种名称
机理走得很远，产品名称一国一变
上面讲的那些机理，也就是交寄凭证、投递凭证、收件人签名，在多数国家都存在，只是商业名称不同、由不同的运营商提供。在法国，La Poste 把它叫作 « la lettre recommandée avec accusé de réception »（挂号信附收件回执）。在英国，Royal Mail 提供一种带签收的跟踪服务，叫 “Signed For”。在美国，USPS 提供 “Certified Mail”，并可加选 “Return Receipt”。这些只是众多例子中的几个，并不是本站默认的框架。
产品名称不如它实际包含的内容重要：一次基础的挂号寄送往往能证明交寄和投递过程的跟踪，却不一定包含收件人的签名。带来那一项凭证的是加选的那个选项，也就是收件回执，而这一点要在寄出之前确认，绝不是之后。
某个具体国家提供什么，等到它有了模块之后再说。
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