Enviar una carta, y poder probar que ha salido
Lo que cada manera de enviar una carta establece realmente, lo que deja sin prueba, y lo que queda por guardar una vez que la carta ha salido.
El principio
Lo que cuenta no es la carta: es la prueba de que ha salido
Un servicio que recibe una reclamación no discute el texto de una carta que afirma no haber recibido nunca. Una persona que niega un envío tampoco discute el contenido de una carta cuya existencia misma no está establecida. En los dos casos, lo que decide no es lo que se escribió: es lo que se puede mostrar.
Una manera de enviar puede establecer tres cosas distintas, y rara vez las tres a la vez: que un documento se ha enviado, que se ha recibido, y qué contenía. Confundir esas tres pruebas es el error más frecuente, y el que sale más caro: muchos descubren, justo cuando lo necesitan, que tienen la prueba de una cosa creyendo tener la de otra.
Una carta perfecta que no se puede probar haber enviado no vale nada.
La tabla que sigue recoge seis maneras habituales de enviar una carta, y dice para cada una qué establece y qué deja intacto.
Las seis maneras habituales
Qué prueba cada una, y qué deja sin prueba
| La manera de enviar | Qué prueba | Qué no prueba |
|---|---|---|
| Entrega en mano contra recibo | Que el documento se entregó, ese día concreto, a la persona que firmó el recibo. Es ese papel fechado y firmado el que hay que guardar: el simple recuerdo de haber entregado un documento no prueba nada. | Que la persona que firmó tuviera el poder de decidir sobre el expediente, ni qué contenía exactamente el sobre si el recibo no lo describe. |
| Envío certificado con acuse de recibo | La presentación en una fecha cierta, y después la recepción, con su fecha y a menudo la firma de la persona que recogió el envío. | El contenido exacto del sobre: el servicio que transporta el envío no lo abre y no puede acreditar qué llevaba dentro. Para eso sigue siendo necesaria una copia guardada aparte. |
| Carta ordinaria, sin certificar | Poca cosa por sí misma: en el mejor de los casos una fecha de redacción si la carta la lleva, y la existencia de una copia si el remitente la ha guardado. | Ni el envío ni la recepción. Una carta ordinaria que se pierde no deja ningún rastro, y nada impide a un destinatario negar haberla recibido. |
| Correo electrónico | La hora de envío tal como la registra el programa de correo del remitente, y el contenido exacto: el mensaje enviado y el mensaje recibido son, salvo incidencia técnica, idénticos. | La recepción. Un correo enviado no es un correo leído, ni siquiera un correo llegado: se puede pedir un acuse de recibo o de lectura, pero nada obliga al destinatario a devolverlo. |
| Formulario en línea | A menudo una confirmación con marca horaria puesta por el propio servicio destinatario, a veces con un número de expediente: es el servicio que recibe el que acredita la recepción, en el momento en que la registra. | El contenido exacto de lo que se ha transmitido, si después del envío no se ofrece ninguna copia ni resumen. Sin ese rastro solo queda el recuerdo de haber rellenado el formulario. |
| Presentación en el mostrador | Que una persona se presentó y entregó un documento, si a cambio se le entrega un justificante fechado. | Casi todo, si falta ese justificante: una entrega sin documento a cambio no deja más rastro que una conversación de palabra. |
La tabla lo muestra línea a línea: cada manera cubre una parte del triángulo envío, recepción, contenido, y deja siempre otra abierta. Una práctica prudente combina por tanto dos pruebas en vez de una, por ejemplo un envío certificado para la fecha y la recepción, y una copia guardada aparte para el contenido.
Después del envío
Lo que queda por hacer una vez que la carta ha salido
La prueba de envío o de recepción no dice nada del contenido. Cuatro gestos cubren lo que deja abierto: guardar una copia, fechar de forma útil una captura de pantalla, saber qué hacer con un acuse que vuelve, y saber cuánto tiempo guardarlo todo.
Guardar una copia, no solo una prueba de envío
Una prueba de presentación o de recepción establece que un envío salió y que llegó. Casi nunca dice lo que había dentro. Si algún día se discute el contenido, solo una copia guardada aparte permite mostrar lo que se escribió realmente: una copia impresa antes de meter la carta en el sobre, el archivo guardado antes de imprimir, o el texto pegado en un correo electrónico enviado a uno mismo.
Para un formulario en línea, este gesto exige algo de previsión. La copia hay que hacerla antes de validar el envío, con una captura de pantalla o pegando el texto escrito en otro sitio, porque una vez validado el formulario el contenido mostrado desaparece a menudo con la página.
Fechar una captura de pantalla para que pruebe algo
Una captura de pantalla aislada solo muestra una imagen: nada dice que se hiciera ese día y no otro. Para que sirva, la fecha tiene que aparecer en la imagen misma, por ejemplo el reloj del sistema visible en la captura, o la fecha que el sitio muestra en su propia pantalla de confirmación, antes que una captura recortada solo en el mensaje que parecía útil.
El nombre del archivo puede añadir una segunda fecha, como complemento y no en lugar de la primera: guardar la captura con un nombre que empiece por la fecha del día hace que una carpeta de varios documentos se pueda ordenar, sin tener que abrir cada imagen para saber cuál va primero.
Un acuse de recibo que vuelve: qué hacer con él
Un acuse de recibo que vuelve firmado es a menudo el documento más sólido de todo un expediente, y es sin embargo el que se pierde con más facilidad: metido en un cajón, se separa rápido de la carta a la que corresponde.
El gesto útil es unirlo a la copia de la carta enviada, o guardar una imagen de él en la misma carpeta que esa copia, con la fecha en la que volvió si no se lee ya en él. Vinculado a la cronología de los hechos en vez de guardado aparte, un acuse de recibo sigue siendo utilizable meses después, cuando el recuerdo exacto del envío se haya borrado.
Cuánto tiempo guardar
La referencia universal es fácil de enunciar, incluso sin dar una fecha exacta: se guarda mientras el expediente pueda todavía reabrirse, es decir, como mínimo hasta que expire el plazo durante el cual sigue siendo posible impugnar. Ese plazo depende del país y del tipo de litigio: un módulo por países lo precisa cuando existe.
Si no hay ninguna referencia con nombre para su país o su situación, el principio prudente es guardar más tiempo del necesario antes que lo contrario: una prueba guardada un año de más solo cuesta un poco de espacio, una prueba destruida demasiado pronto no se vuelve a fabricar nunca.
Un mecanismo, varios nombres
El mecanismo viaja, el nombre del producto cambia de un país a otro
Los mecanismos descritos más arriba, una prueba de presentación, una prueba de entrega, una firma del destinatario, existen en la mayoría de los países, con nombres comerciales distintos y vendidos por operadores distintos. En Francia, La Poste llama a esto «la lettre recommandée avec accusé de réception», la carta certificada con acuse de recibo. En el Reino Unido, Royal Mail vende un servicio de seguimiento con firma, «Signed For». En Estados Unidos, USPS ofrece el «Certified Mail», con una opción «Return Receipt». Son ejemplos entre otros, no el marco por defecto de este sitio.
El nombre del producto cuenta menos que lo que incluye realmente: un envío certificado básico prueba a menudo la presentación y el seguimiento del transporte, sin incluir siempre la firma del destinatario. Es la opción añadida, el aviso o el acuse de recibo, la que aporta esa prueba, y se comprueba antes de enviar, nunca después.
Lo que ofrece un país concreto, una vez que existe un módulo para él.
- Ver los módulos por países los módulos verificados, país por país