Relancer · Vaut partout
Relancer un courrier resté sans réponse
Le silence a duré. Ce courrier ne recommence pas la demande : il rappelle sa date, joint la première lettre et fixe une nouvelle échéance, sans une ligne de reproche.
Cette page donne la forme d’une lettre, les mots qui conviennent et les références publiques qui s’y rattachent. Elle ne dit pas ce qu’il faut faire d’une affaire particulière, et elle ne remplace pas l’avis d’une personne du métier. Les emplacements signalés dans la lettre sont à compléter.
Quand ce courrier convient
- Une première lettre est partie, le délai qu’elle fixait est passé, et rien n’est arrivé.
- Une réponse est arrivée mais elle ne répond pas à la question posée.
- Le dossier a changé de main et vous voulez que la date de la demande initiale reste celle qui compte.
Quand il ne convient pas
- La première lettre n’est jamais partie, ou vous n’en avez ni copie ni date : refaites-la, une relance sans première lettre n’a rien à rappeler.
- Le délai que vous aviez fixé n’est pas encore écoulé : une relance prématurée fait perdre à la suivante son poids.
- Vous avez déjà relancé et vous voulez annoncer un recours : c’est le dernier rappel.
La lettre, entière
Les passages signalés sont les emplacements à compléter. Les paragraphes marqués d’une condition ne s’écrivent que dans le cas indiqué : c’est l’atelier qui fait ce tri, ou vous, à la main.
votre ville, le la date
Objet : Relance : ma lettre du date de votre première lettre restée sans réponse
Référence : votre numéro de dossier
Madame, Monsieur,
Je vous ai écrit le date de votre première lettre au sujet de ce que cette lettre demandait. À ce jour, cette lettre est restée sans réponse.
Si « Comment la première lettre est partie » vaut « Avec une preuve de dépôt ou de réception »Elle a été déposée avec une preuve d’envoi, dont la copie est jointe à la présente.
Si « Comment la première lettre est partie » vaut « Par courriel »Elle a été adressée par courriel à cette même date.
Si « Comment la première lettre est partie » vaut « Par courrier simple, ou je ne sais plus »J’en joins une copie à la présente lettre.
Si « Ce qui vous a été répondu, si quelque chose l’a été » est renseignéLa réponse reçue depuis ne porte pas sur la demande faite : ce qui vous a été répondu, si quelque chose l’a été
Je renouvelle donc cette demande dans les mêmes termes, sans y ajouter et sans en retirer.
Je vous remercie de m’adresser une réponse écrite avant le nouvelle date avant laquelle vous attendez une réponse. Si le dossier a été transmis à un autre service, je vous demande de m’indiquer lequel, et de me confirmer que la date de ma demande initiale reste celle du date de votre première lettre.
Cette lettre est envoyée en conservant la preuve de son dépôt.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
votre nom et prénom
Pièces jointes
- La copie de la première lettre, en entier.
- La preuve de son dépôt ou de sa réception, si vous l’avez.
- La copie de la réponse hors sujet, s’il y en a eu une.
Les questions auxquelles répondre
- La date de votre première lettre
La date écrite sur la lettre. Si vous avez la preuve de dépôt, gardez-la sous la main. - Ce que cette lettre demandait
En une ligne, dans les mêmes mots que la première fois : c’est ce qui permet de retrouver le dossier.
Exemple : le remboursement de la somme de 84,90 euros prélevée après résiliation - Comment la première lettre est partie
- Avec une preuve de dépôt ou de réception : La relance citera cette preuve : c’est ce qui rend le silence indiscutable.
- Par courriel : La relance citera la date et l’adresse d’envoi.
- Par courrier simple, ou je ne sais plus : La relance en joindra une copie, ce qui suffit à rappeler la demande.
- Ce qui vous a été répondu, si quelque chose l’a été facultatif
Une réponse hors sujet se cite : elle montre que le dossier a été ouvert sans être traité. Laissez vide si le silence a été complet. - La nouvelle date avant laquelle vous attendez une réponse
Deux semaines suffisent : le service a déjà eu son délai.
Ce qu’il faut demander précisément
- Une réponse écrite, et le nom du service qui traite le dossier.
- La confirmation que la date de la demande initiale reste celle qui compte : c’est souvent elle qui ouvre un délai.
- La demande renouvelée à l’identique : une relance qui reformule laisse croire que la demande a changé, et fait repartir l’examen de zéro.
Les pièces à joindre
- La copie de la première lettre, en entier.
- La preuve de son dépôt ou de sa réception, si vous l’avez.
- La copie de la réponse hors sujet, s’il y en a eu une.
Le délai
Deux semaines. Le service a déjà eu le délai de la première lettre, et une relance qui accorde autant de temps que la demande initiale enseigne qu’il suffit d’attendre. Une relance se fait une fois : au-delà, le courrier qui convient est le dernier rappel.
Après l’envoi
- Classez la première lettre, la relance et les deux preuves de dépôt dans le même dossier, dans l’ordre des dates.
- Notez la nouvelle date limite au même endroit que la première.
- Sans réponse à cette date, la suite est le dernier rappel, qui annonce la voie de recours au lieu de la menacer.
Les fondements
Ce modèle appartient au socle universel : il n’invoque aucun droit national, et il n’a donc aucune référence légale à citer. Sa force est ailleurs, dans la précision des faits, des dates et de la demande. Si votre pays a un texte qui renforce cette démarche, il vit dans un module par pays, à part et nommément.