তাগাদা দেওয়া · সব দেশেই খাটে
উত্তর না পাওয়া একটি চিঠিতে তাগাদা দেওয়া
নীরবতা দীর্ঘ হয়েছে। এই চিঠি দাবিটি আবার শুরু করে না: সে তার তারিখ মনে করিয়ে দেয়, প্রথম চিঠিটি জুড়ে দেয় আর একটি নতুন সময়সীমা বেঁধে দেয়, একটি লাইনও অনুযোগ ছাড়া।
এই পাতা একটি চিঠির রূপ, উপযুক্ত শব্দ আর তার সঙ্গে জড়িত প্রকাশ্য সূত্রগুলি দেয়। কোনো নির্দিষ্ট ব্যাপারে কী করতে হবে তা এটি বলে না, আর পেশাদার কারও মতের জায়গা নেয় না। চিঠিতে চিহ্নিত জায়গাগুলি ভরে নিতে হবে।
এই চিঠি কখন মানায়
- একটি প্রথম চিঠি গেছে, সে যে সময়সীমা বেঁধে দিয়েছিল তা পার হয়েছে, আর কিছুই আসেনি।
- একটি উত্তর এসেছে, কিন্তু সে যে প্রশ্ন করা হয়েছিল তার উত্তর দেয় না।
- ফাইলটি হাত বদলেছে আর আপনি চান শুরুর দাবির তারিখটিই গোনা হোক।
কখন মানায় না
- প্রথম চিঠিটি কখনও যায়ইনি, বা আপনার কাছে তার অনুলিপি বা তারিখ কোনোটিই নেই: আবার লিখুন, প্রথম চিঠি ছাড়া একটি তাগাদার মনে করিয়ে দেওয়ার কিছুই নেই।
- আপনি যে সময়সীমা বেঁধেছিলেন তা এখনও পার হয়নি: অকালে দেওয়া একটি তাগাদা পরের তাগাদাটির ভার কমিয়ে দেয়।
- আপনি আগেই তাগাদা দিয়েছেন আর এখন একটি আপিলের কথা জানাতে চান: সেটি শেষ স্মারক।
পুরো চিঠি
চিহ্নিত অংশগুলিই ভরে নেওয়ার জায়গা। যে অনুচ্ছেদে শর্ত লেখা আছে, তা কেবল সেই ক্ষেত্রেই লেখা হয়: এই বাছাই কর্মশালা করে দেয়, নয়তো আপনি নিজে হাতে করেন।
আপনার শহর, তারিখ
বিষয়: তাগাদা: আমার আপনার প্রথম চিঠির তারিখ তারিখের চিঠি উত্তর ছাড়া পড়ে আছে
সূত্র: আপনার ফাইল নম্বর
মহাশয়/মহাশয়া,
আমি আপনার প্রথম চিঠির তারিখ তারিখে সেই চিঠিটি কী চেয়েছিল বিষয়ে আপনাকে লিখেছিলাম। আজ পর্যন্ত এই চিঠিটি উত্তর ছাড়াই পড়ে আছে।
যদি “প্রথম চিঠিটি কীভাবে গিয়েছিল” হয় “জমা বা পাওয়ার প্রমাণ সহ”চিঠিটি পাঠানোর একটি প্রমাণ নিয়েই জমা দেওয়া হয়েছিল, তার অনুলিপি এই চিঠির সঙ্গে জুড়ে দেওয়া হলো।
যদি “প্রথম চিঠিটি কীভাবে গিয়েছিল” হয় “ই-মেলে”চিঠিটি সেই একই তারিখে ই-মেলে পাঠানো হয়েছিল।
যদি “প্রথম চিঠিটি কীভাবে গিয়েছিল” হয় “সাধারণ ডাকে, বা আমার আর মনে নেই”এই চিঠির সঙ্গে তার একটি অনুলিপি জুড়ে দিলাম।
যদি “আপনাকে কী উত্তর দেওয়া হয়েছে, যদি কিছু দেওয়া হয়ে থাকে” ভরা থাকেএর পরে যে উত্তর পেয়েছি তা করা দাবিটির ওপর নয়: আপনাকে কী উত্তর দেওয়া হয়েছে, যদি কিছু দেওয়া হয়ে থাকে
তাই আমি একই কথায় এই দাবিটি আবার জানাচ্ছি, তাতে কিছু না যোগ করে আর কিছু না বাদ দিয়ে।
যে নতুন তারিখের আগে আপনি উত্তর আশা করছেন-এর আগে একটি লিখিত উত্তর পাঠানোর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। ফাইলটি অন্য কোনো দপ্তরে পাঠানো হয়ে থাকলে, কোন্ দপ্তরে তা জানাতে অনুরোধ করছি, আর সঙ্গে এটিও নিশ্চিত করতে অনুরোধ করছি যে আমার প্রথম দাবির তারিখ আপনার প্রথম চিঠির তারিখ-ই থাকছে।
এই চিঠি তার জমার প্রমাণ রেখেই পাঠানো হচ্ছে।
সবিনয় শ্রদ্ধা জানবেন।
আপনার নাম ও পদবি
জোড়া কাগজ
- প্রথম চিঠির অনুলিপি, পুরোটাই।
- তার জমা বা পাওয়ার প্রমাণ, আপনার কাছে থাকলে।
- প্রসঙ্গের বাইরে যে উত্তরটি এসেছিল, তার অনুলিপি, যদি এসে থাকে।
যে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে হবে
- আপনার প্রথম চিঠির তারিখ
চিঠিতে লেখা তারিখ। জমার প্রমাণ থাকলে সেটি হাতের কাছে রাখুন। - সেই চিঠিটি কী চেয়েছিল
এক লাইনে, প্রথমবারের ঠিক সেই শব্দেই: এটিই ফাইলটি খুঁজে পেতে দেয়।
উদাহরণ: চুক্তি শেষ হওয়ার পরে কেটে নেওয়া 84.90 ইউরো ফেরত দেওয়া - প্রথম চিঠিটি কীভাবে গিয়েছিল
- জমা বা পাওয়ার প্রমাণ সহ: তাগাদা এই প্রমাণটি উল্লেখ করবে: এটিই নীরবতাকে অবিতর্কিত করে।
- ই-মেলে: তাগাদা তারিখ আর পাঠানোর ঠিকানা উল্লেখ করবে।
- সাধারণ ডাকে, বা আমার আর মনে নেই: তাগাদা তার একটি অনুলিপি জুড়ে দেবে, যা দাবিটি মনে করিয়ে দিতে যথেষ্ট।
- আপনাকে কী উত্তর দেওয়া হয়েছে, যদি কিছু দেওয়া হয়ে থাকে ঐচ্ছিক
প্রসঙ্গের বাইরে একটি উত্তর উল্লেখ করা হয়: তা দেখায় ফাইলটি খোলা হয়েছে কিন্তু সামলানো হয়নি। নীরবতা পুরোপুরি হলে ফাঁকা রাখুন। - যে নতুন তারিখের আগে আপনি উত্তর আশা করছেন
দুই সপ্তাহই যথেষ্ট: দপ্তর নিজের সময়টুকু আগেই পেয়েছে।
ঠিক কী চাইতে হবে
- একটি লিখিত উত্তর, আর যে দপ্তর ফাইলটি সামলাচ্ছে তার নাম।
- শুরুর দাবির তারিখই গোনা হচ্ছে, এই নিশ্চিতকরণ: প্রায়ই সেটিই একটি সময়সীমা খুলে দেয়।
- দাবিটি হুবহু আবার জানানো: যে তাগাদা নতুন করে সাজায়, সে ভাবতে দেয় দাবিটি বদলে গেছে, আর পরীক্ষা শূন্য থেকে শুরু হয়।
যে কাগজ জুড়তে হবে
- প্রথম চিঠির অনুলিপি, পুরোটাই।
- তার জমা বা পাওয়ার প্রমাণ, আপনার কাছে থাকলে।
- প্রসঙ্গের বাইরে যে উত্তরটি এসেছিল, তার অনুলিপি, যদি এসে থাকে।
সময়সীমা
দুই সপ্তাহ। দপ্তর প্রথম চিঠির সময়টুকু আগেই পেয়েছে, আর যে তাগাদা শুরুর দাবির সমান সময় দেয়, সে শেখায় যে অপেক্ষা করলেই চলে। তাগাদা একবারই দেওয়া হয়: তার পরে যে চিঠি মানায় সেটি শেষ স্মারক।
পাঠানোর পরে
- প্রথম চিঠি, তাগাদা আর দুটি জমার প্রমাণ একই ফোল্ডারে, তারিখের ক্রমে রাখুন।
- নতুন শেষ তারিখটি প্রথমটির জায়গাতেই লিখে রাখুন।
- এই তারিখেও উত্তর না এলে পরের ধাপ শেষ স্মারক, যা আপিলের পথটি ভয় না দেখিয়ে জানিয়ে দেয়।
ভিত্তি
এই নমুনাটি সর্বজনীন ভিতের অংশ: এটি কোনো দেশের আইনের দাবি করে না, তাই উল্লেখ করার মতো কোনো আইনি সূত্রও এর নেই। এর জোর অন্যত্র, ঘটনা, তারিখ আর দাবির নির্ভুলতায়। আপনার দেশে যদি এমন কোনো বিধান থাকে যা এই কাজটিকে আরও জোরদার করে, তবে তা আলাদা ও নাম ধরে একটি দেশভিত্তিক মডিউলে থাকে।