बिना जवाब रह गई चिट्ठी की याद दिलाना

यह चिट्ठी कब ठीक है

• पहली चिट्ठी चली गई थी, उसमें तय समय-सीमा बीत गई, और कुछ नहीं आया।
• कोई जवाब आया पर वह पूछे गए सवाल का जवाब नहीं देता।
• फ़ाइल किसी और के हाथ चली गई और आप चाहते हैं कि जो तारीख़ मायने रखती है वह शुरुआती माँग की ही रहे।

कब ठीक नहीं है

• पहली चिट्ठी कभी गई ही नहीं, या आपके पास न उसकी नकल है न उसकी तारीख़: उसे दोबारा लिखिए, बिना पहली चिट्ठी वाली याददिहानी के पास याद दिलाने को कुछ नहीं होता।
• आपने जो समय-सीमा तय की थी वह अभी बीती नहीं: जल्दी की गई याददिहानी अगली याददिहानी का वज़न घटा देती है।
• आपने पहले याद दिला दिया है और अब आप कोई आगे का रास्ता बताना चाहते हैं: वह आख़िरी चेतावनी है।

जिन सवालों के जवाब देने हैं

• आपकी पहली चिट्ठी की तारीख़
  चिट्ठी पर लिखी तारीख़। अगर जमा करने का सबूत आपके पास है, तो उसे पास रखिए।
• उस चिट्ठी में क्या माँगा गया था
  एक पंक्ति में, पहली बार वाले उन्हीं शब्दों में: इसी से फ़ाइल दोबारा मिलती है।
  उदाहरण: अनुबंध ख़त्म होने के बाद काटी गई 84,90 यूरो की रक़म की वापसी
• पहली चिट्ठी कैसे गई थी
  • जमा करने या मिलने के सबूत के साथ: याददिहानी उस सबूत का हवाला देगी: वही चुप्पी को बहस से बाहर कर देता है।
  • ईमेल से: याददिहानी भेजने की तारीख़ और पते का हवाला देगी।
  • साधारण डाक से, या मुझे याद नहीं: याददिहानी उसकी एक नकल साथ लगाएगी, और माँग याद दिलाने के लिए यह काफ़ी है।
• आपको क्या जवाब मिला, अगर कुछ मिला हो ज़रूरी नहीं
  बेमेल जवाब का हवाला दिया जाता है: वह दिखाता है कि फ़ाइल खोली गई पर सँभाली नहीं गई। अगर चुप्पी पूरी रही तो ख़ाली छोड़ दीजिए।
• वह नई तारीख़ जिससे पहले आप जवाब चाहते हैं
  दो हफ़्ते काफ़ी हैं: विभाग को उसकी अवधि पहले मिल चुकी है।

ठीक-ठीक क्या माँगना है

• एक लिखित जवाब, और उस विभाग का नाम जो फ़ाइल सँभाल रहा है।
• इसकी पुष्टि कि जो तारीख़ मायने रखती है वह शुरुआती माँग की ही है: अक्सर वही कोई अवधि खोलती है।
• माँग बिलकुल वैसी ही दोहराई हुई: जो याददिहानी नए शब्द देती है, वह यह मानने की जगह बनाती है कि माँग बदल गई, और जाँच शून्य से शुरू करा देती है।

साथ लगाने वाले काग़ज़

• पहली चिट्ठी की पूरी नकल।
• उसे जमा करने या मिलने का सबूत, अगर आपके पास हो।
• बेमेल जवाब की नकल, अगर कोई आया हो।

समय-सीमा

दो हफ़्ते। विभाग को पहली चिट्ठी की अवधि पहले मिल चुकी है, और जो याददिहानी शुरुआती माँग जितना ही समय देती है, वह यह सिखा देती है कि इंतज़ार करना काफ़ी है। याददिहानी एक बार होती है: उससे आगे जो चिट्ठी ठीक बैठती है वह आख़िरी चेतावनी है।

भेजने के बाद

• पहली चिट्ठी, याददिहानी और जमा करने के दोनों सबूत एक ही फ़ाइल में, तारीख़ों के क्रम में रखिए।
• नई आख़िरी तारीख़ उसी जगह नोट कीजिए जहाँ पहली नोट की थी।
• इस तारीख़ तक जवाब न आने पर, आगे आख़िरी चेतावनी है, जो आगे के रास्ते की धमकी देने के बजाय उसकी घोषणा करती है।

आधार

यह नमूना उस बुनियादी हिस्से का है जो हर जगह लागू होता है: यह किसी देश के कानून का सहारा नहीं लेता, इसलिए इसके पास कोई कानूनी संदर्भ देने को नहीं है। इसकी ताक़त कहीं और है, बातों, तारीख़ों और माँग की सफ़ाई में। अगर आपके देश में कोई प्रावधान इस कार्रवाई को मज़बूत करता है, तो वह अलग से, देश के नाम के साथ, एक अलग नमूने में रहता है।