अपने डेटा पर अपने हक़ · हर जगह लागू
अपने डेटा को मिटाने की माँग करना
कोई संस्था आपके बारे में जानकारी रखे हुए है, जबकि रिश्ता ख़त्म हो चुका है। यह चिट्ठी मिटाने की माँग करती है, बताती है कि क्या रह सकता है, और लिखित पुष्टि माँगती है।
यह पन्ना एक चिट्ठी की शक्ल, उसके सही शब्द और उससे जुड़े सार्वजनिक संदर्भ देता है। यह नहीं बताता कि किसी ख़ास मामले में क्या करना चाहिए, और यह किसी पेशेवर की राय की जगह नहीं लेता। चिट्ठी में निशान लगी जगहें भरनी हैं।
यह चिट्ठी कब ठीक है
- कोई अनुबंध बहुत पहले ख़त्म हो चुका है और संस्था अब भी चिट्ठियाँ भेजती है, फ़ोन करती है, या फ़ाइल रखे हुए है।
- कोई खाता बंद हो गया और डेटा वहीं पड़ा रह गया।
- आपने अपनी जानकारी किसी एक पक्की कार्रवाई के लिए दी थी, और वह कार्रवाई पूरी हो चुकी है।
कब ठीक नहीं है
- आप अभी नहीं जानते कि क्या रखा गया है: पहुँच की माँग पहले आती है, वरना मिटाना उस पर होगा जो आप कल्पना करते हैं।
- जानकारी ग़लत है और आप उसे सुधरवाना चाहते हैं, हटवाना नहीं: सुधार की चिट्ठी ज़्यादा असरदार है, और मिटाई गई जानकारी कभी ग़लती को कहीं और छोड़ जाती है।
- आप सिर्फ़ यह चाहते हैं कि व्यापारिक संदेश न आएँ: प्रचार से मना करने की माँग काफ़ी है, और वह पाना आसान है।
पूरी चिट्ठी
निशान लगे हिस्से भरने की जगहें हैं। शर्त लगी पंक्तियाँ सिर्फ़ बताए गए हालात में लिखी जाती हैं: यह छँटाई चिट्ठी-घर करता है, या आप ख़ुद हाथ से।
आपका शहर, दिनांक तारीख़
विषय: मुझसे जुड़े डेटा को मिटाने की माँग
संदर्भ: आपका फ़ाइल नंबर
महोदय/महोदया,
वह रिश्ता जो ख़त्म हो गया वह तारीख़ जब यह रिश्ता ख़त्म हुआ को ख़त्म हो गया था। आपसे अनुरोध है कि मुझसे जुड़ा जो डेटा आपकी संस्था अब भी रखे हुए है, उसे मिटा दिया जाए।
अगर “आप क्या मिटवाना चाहते हैं” का जवाब “मुझसे जुड़ा सारा डेटा” होमेरी माँग इस सारे डेटा पर है।
अगर “आप क्या मिटवाना चाहते हैं” का जवाब “डेटा का एक पक्का हिस्सा” होमेरी माँग नीचे दिए गए डेटा पर है: कौन सा डेटा
अगर इस डेटा का कोई हिस्सा आप पर लागू किसी बाध्यता की वजह से रखना ज़रूरी है, तो आपसे अनुरोध है कि बताया जाए कौन सा, कितनी अवधि के लिए और किस आधार पर, और बाक़ी सब मिटा दिया जाए।
अगर “क्या आपको अब भी व्यापारिक संदेश आते हैं” का जवाब “हाँ” होइसके अलावा आपसे अनुरोध है कि मुझे व्यापारिक संदेश भेजना तुरंत बंद किया जाए, चाहे वे किसी भी रूप में हों। यह माँग पिछली माँग से अलग है और इसके लिए किसी जाँच की ज़रूरत नहीं।
आपसे अनुरोध है कि मिटाए जाने की पुष्टि मुझे लिखित रूप में की जाए, उस तारीख़ के साथ जब वह किया गया, और इस माँग की सूचना उन पाने वालों को भी दी जाए जिन्हें यह डेटा भेजा गया था।
अगर आप यह मानते हैं कि इस माँग को पूरी तरह या किसी हिस्से में पूरा नहीं किया जा सकता, तो आपसे अनुरोध है कि उसकी वजह लिखित रूप में बताई जाए, और साथ में वे रास्ते भी जिनसे शिकायत की जा सकती है।
वह तारीख़ जिससे पहले आप जवाब चाहते हैं से पहले जवाब देने के लिए धन्यवाद।
यह पत्र जमा करने का सबूत रखते हुए भेजा जा रहा है: यही मेरी माँग की तारीख़ तय करता है, और जवाब की अवधि इसी तारीख़ से चलती है।
सादर,
आपका पूरा नाम
संलग्नक
- पहचान-पत्र की नकल, जब संस्था को माँगने वाले की पहचान पक्की करनी हो।
- रिश्ता ख़त्म होने का सबूत: समाप्ति, खाता बंद होना, आख़िरी बिल।
- और कुछ नहीं: मिटाने की माँग को अपनी वजहें बतानी नहीं पड़तीं।
जिन सवालों के जवाब देने हैं
- वह रिश्ता जो ख़त्म हो गया
जो आपको संस्था से जोड़ता था, और उसका संदर्भ।
उदाहरण: सब्सक्रिप्शन का अनुबंध क्रमांक 4471-C - वह तारीख़ जब यह रिश्ता ख़त्म हुआ
यही तारीख़ डेटा रखे रहने को सवाल के घेरे में लाती है: वह ठीक होनी चाहिए। - आप क्या मिटवाना चाहते हैं
- मुझसे जुड़ा सारा डेटा: यह जानते हुए कि किसी संस्था को कुछ काग़ज़ कभी रखने पड़ते हैं: चिट्ठी इसका ध्यान रखती है।
- डेटा का एक पक्का हिस्सा: पाना ज़्यादा आसान, और एक साथ मना करना ज़्यादा मुश्किल।
- कौन सा डेटा अगर “आप क्या मिटवाना चाहते हैं” का जवाब “डेटा का एक पक्का हिस्सा” हो
श्रेणी के हिसाब से नाम लीजिए: संपर्क की जानकारी, ब्राउज़िंग का इतिहास, कॉल की रिकॉर्डिंग, अंदरूनी टिप्पणियाँ।
उदाहरण: मेरे फ़ोन और डाक के पते, और ग्राहक-सेवा विभाग की कॉल रिकॉर्डिंग - क्या आपको अब भी व्यापारिक संदेश आते हैं
- हाँ: चिट्ठी उन्हें तुरंत रोकने की एक माँग जोड़ देगी, जो मिटाने पर निर्भर नहीं है।
- नहीं: कुछ जोड़ने को नहीं।
- वह तारीख़ जिससे पहले आप जवाब चाहते हैं
डेटा सुरक्षा की ज़्यादातर व्यवस्थाओं में भेजने से एक महीना माना जाता है।
ठीक-ठीक क्या माँगना है
- मिटाने की लिखित पुष्टि, उसकी तारीख़ के साथ: फ़ोन पर बताया गया मिटाना साबित नहीं होता।
- माँग के बावजूद जो रखा जा रहा है उसकी सूची, अवधि और वजह: धुँधले जवाब यहीं छिपते हैं।
- उन लोगों या संस्थाओं को सूचना, जिन्हें डेटा भेजा गया था।
- प्रचार तुरंत बंद करना, अलग से: वह मिटाने की जाँच पर निर्भर नहीं है।
साथ लगाने वाले काग़ज़
- पहचान-पत्र की नकल, जब संस्था को माँगने वाले की पहचान पक्की करनी हो।
- रिश्ता ख़त्म होने का सबूत: समाप्ति, खाता बंद होना, आख़िरी बिल।
- और कुछ नहीं: मिटाने की माँग को अपनी वजहें बतानी नहीं पड़तीं।
समय-सीमा
डेटा सुरक्षा की ज़्यादातर व्यवस्थाओं में माँग मिलने से एक महीना माना जाता है। दो बातों पर ध्यान: पूरी तरह मिटाना कम ही मुमकिन होता है, क्योंकि कुछ काग़ज़ रखने पड़ते हैं, और जो संस्था यह बताए बिना एक साथ मना कर देती है कि कौन से और क्यों, उसने माँग का जवाब नहीं दिया।
भेजने के बाद
- चिट्ठी और जमा करने का सबूत रखिए, मिटाने की पुष्टि के बाद भी: उसके बाद आपके पास बचा हुआ यही एक निशान है।
- कुछ हफ़्तों बाद जाँचिए कि संदेश सचमुच बंद हो गए।
- अगर पुष्टि के बाद डेटा दोबारा दिखे, तो वह लिखित पुष्टि अगली फ़ाइल का सबसे बड़ा काग़ज़ बन जाती है।
आधार
यह नमूना उस बुनियादी हिस्से का है जो हर जगह लागू होता है: यह किसी देश के कानून का सहारा नहीं लेता, इसलिए इसके पास कोई कानूनी संदर्भ देने को नहीं है। इसकी ताक़त कहीं और है, बातों, तारीख़ों और माँग की सफ़ाई में। अगर आपके देश में कोई प्रावधान इस कार्रवाई को मज़बूत करता है, तो वह अलग से, देश के नाम के साथ, एक अलग नमूने में रहता है।