Exercer ses droits sur ses données · Vaut partout
Demander l’effacement de ses données
Un organisme conserve des informations sur vous alors que la relation est terminée. Ce courrier demande l’effacement, nomme ce qui doit rester et exige une confirmation écrite.
Cette page donne la forme d’une lettre, les mots qui conviennent et les références publiques qui s’y rattachent. Elle ne dit pas ce qu’il faut faire d’une affaire particulière, et elle ne remplace pas l’avis d’une personne du métier. Les emplacements signalés dans la lettre sont à compléter.
Quand ce courrier convient
- Un contrat est terminé depuis longtemps et l’organisme continue d’écrire, d’appeler ou de conserver le dossier.
- Un compte a été fermé et les données sont restées.
- Vous avez donné vos informations pour une démarche précise, et cette démarche est achevée.
Quand il ne convient pas
- Vous ne savez pas encore ce qui est conservé : la demande d’accès vient avant, sinon l’effacement porte sur ce que vous imaginez.
- La donnée est fausse et vous voulez la corriger, pas la supprimer : le courrier de correction est plus efficace, et une donnée supprimée laisse parfois l’erreur ailleurs.
- Vous voulez seulement ne plus recevoir de messages commerciaux : une demande d’opposition à la prospection suffit, et elle est plus simple à obtenir.
La lettre, entière
Les passages signalés sont les emplacements à compléter. Les paragraphes marqués d’une condition ne s’écrivent que dans le cas indiqué : c’est l’atelier qui fait ce tri, ou vous, à la main.
votre ville, le la date
Objet : Demande d’effacement des données me concernant
Référence : votre numéro de dossier
Madame, Monsieur,
relation qui a pris fin a pris fin le date à laquelle cette relation a pris fin. Je vous demande d’effacer les données me concernant que votre organisme conserve encore.
Si « Ce que vous demandez d’effacer » vaut « Toutes les données me concernant »Ma demande porte sur l’ensemble de ces données.
Si « Ce que vous demandez d’effacer » vaut « Un ensemble précis de données »Ma demande porte sur les données suivantes : données visées
Si certaines de ces données doivent être conservées en vertu d’une obligation qui vous incombe, je vous demande de me dire lesquelles, pour quelle durée et sur quel fondement, et d’effacer tout le reste.
Si « Recevez-vous encore des messages commerciaux » vaut « Oui »Je vous demande par ailleurs de cesser immédiatement de m’adresser des messages de prospection, quelle qu’en soit la forme. Cette demande est indépendante de la précédente et ne suppose aucun examen.
Je vous demande de me confirmer par écrit l’effacement, avec la date à laquelle il a été fait, et d’informer de cette demande les destinataires auxquels ces données ont été communiquées.
Si vous estimez ne pas pouvoir donner suite à tout ou partie de cette demande, je vous demande de m’en indiquer le motif par écrit ainsi que les voies de réclamation ouvertes.
Je vous remercie de me répondre avant le date avant laquelle vous attendez la réponse.
Cette lettre est envoyée en conservant la preuve de son dépôt : elle date ma demande, et c’est de cette date que part le délai de réponse.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
votre nom et prénom
Pièces jointes
- La copie d’une pièce d’identité, quand l’organisme doit s’assurer de l’identité du demandeur.
- La preuve de la fin de la relation : résiliation, clôture de compte, dernière facture.
- Rien d’autre : une demande d’effacement n’a pas à exposer ses raisons.
Les questions auxquelles répondre
- La relation qui a pris fin
Ce qui vous liait à l’organisme, et sa référence.
Exemple : le contrat d’abonnement n° 4471-C - La date à laquelle cette relation a pris fin
C’est la date qui rend la conservation discutable : elle mérite d’être exacte. - Ce que vous demandez d’effacer
- Toutes les données me concernant : En sachant qu’un organisme doit parfois conserver certaines pièces : la lettre le prévoit.
- Un ensemble précis de données : Plus facile à obtenir, et plus difficile à refuser en bloc.
- Les données visées Si « Ce que vous demandez d’effacer » vaut « Un ensemble précis de données »
Nommez-les par catégorie : coordonnées, historique de navigation, enregistrements d’appels, notes internes.
Exemple : mes coordonnées téléphoniques et postales, et les enregistrements d’appels du service client - Recevez-vous encore des messages commerciaux
- Oui : La lettre ajoutera une demande d’arrêt immédiat, qui ne dépend pas de l’effacement.
- Non : Rien à ajouter.
- La date avant laquelle vous attendez la réponse
Un mois à compter de l’envoi est le délai retenu par la plupart des régimes de protection des données.
Ce qu’il faut demander précisément
- La confirmation écrite de l’effacement, avec sa date : un effacement annoncé au téléphone ne se prouve pas.
- La liste de ce qui est conservé malgré la demande, la durée et le motif : c’est là que se logent les réponses vagues.
- L’information des destinataires à qui les données ont été transmises.
- L’arrêt de la prospection tout de suite, séparément : il ne dépend pas de l’examen de l’effacement.
Les pièces à joindre
- La copie d’une pièce d’identité, quand l’organisme doit s’assurer de l’identité du demandeur.
- La preuve de la fin de la relation : résiliation, clôture de compte, dernière facture.
- Rien d’autre : une demande d’effacement n’a pas à exposer ses raisons.
Le délai
Un mois à compter de la réception est le délai retenu par la plupart des régimes de protection des données. Deux points de vigilance : l’effacement total est rarement possible, parce que certaines pièces doivent être conservées, et un organisme qui refuse en bloc sans dire lesquelles ni pourquoi n’a pas répondu à la demande.
Après l’envoi
- Gardez la lettre et la preuve de dépôt, même après confirmation de l’effacement : c’est la seule trace qui vous reste ensuite.
- Vérifiez au bout de quelques semaines que les messages ont bien cessé.
- Si des données réapparaissent après confirmation, la confirmation écrite devient la pièce principale du dossier suivant.
Les fondements
Ce modèle appartient au socle universel : il n’invoque aucun droit national, et il n’a donc aucune référence légale à citer. Sa force est ailleurs, dans la précision des faits, des dates et de la demande. Si votre pays a un texte qui renforce cette démarche, il vit dans un module par pays, à part et nommément.