নিজের তথ্যের ওপর অধিকার প্রয়োগ করা · সব দেশেই খাটে
নিজের তথ্য মুছে ফেলতে চাওয়া
সম্পর্ক শেষ হয়ে যাওয়ার পরেও একটি সংস্থা আপনাকে নিয়ে তথ্য রেখে দিয়েছে। এই চিঠি তা মুছে ফেলতে চায়, কী কী থাকতেই হবে তার নাম বলে আর একটি লিখিত নিশ্চিতকরণ দাবি করে।
এই পাতা একটি চিঠির রূপ, উপযুক্ত শব্দ আর তার সঙ্গে জড়িত প্রকাশ্য সূত্রগুলি দেয়। কোনো নির্দিষ্ট ব্যাপারে কী করতে হবে তা এটি বলে না, আর পেশাদার কারও মতের জায়গা নেয় না। চিঠিতে চিহ্নিত জায়গাগুলি ভরে নিতে হবে।
এই চিঠি কখন মানায়
- একটি চুক্তি অনেকদিন হলো শেষ হয়ে গেছে আর সংস্থাটি এখনও চিঠি লেখে, ফোন করে বা ফাইলটি রেখে দিয়েছে।
- একটি অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা হয়েছে আর তথ্যগুলি থেকে গেছে।
- আপনি একটি নির্দিষ্ট কাজের জন্য নিজের তথ্য দিয়েছিলেন, আর সেই কাজটি শেষ হয়ে গেছে।
কখন মানায় না
- কী কী রাখা আছে তা আপনি এখনও জানেন না: তথ্য দেখার অনুরোধ আগে আসে, নয়তো মুছে ফেলার অনুরোধ আপনার কল্পনার ওপরই দাঁড়ায়।
- তথ্যটি ভুল আর আপনি তা সংশোধন করাতে চান, মুছে ফেলতে নয়: সংশোধনের চিঠি বেশি কাজের, আর মুছে ফেলা একটি তথ্য কখনও ভুলটি অন্য জায়গায় রেখেই যায়।
- আপনি কেবল বিজ্ঞাপনের বার্তা আর পেতে চান না: প্রচারে আপত্তির একটি অনুরোধই যথেষ্ট, আর তা পাওয়াও সহজতর।
পুরো চিঠি
চিহ্নিত অংশগুলিই ভরে নেওয়ার জায়গা। যে অনুচ্ছেদে শর্ত লেখা আছে, তা কেবল সেই ক্ষেত্রেই লেখা হয়: এই বাছাই কর্মশালা করে দেয়, নয়তো আপনি নিজে হাতে করেন।
আপনার শহর, তারিখ
বিষয়: আমাকে নিয়ে রাখা তথ্য মুছে ফেলার অনুরোধ
সূত্র: আপনার ফাইল নম্বর
মহাশয়/মহাশয়া,
যে সম্পর্ক শেষ হয়েছে এই সম্পর্ক কোন্ তারিখে শেষ হয়েছে তারিখে শেষ হয়েছে। আপনাদের সংস্থা আমাকে নিয়ে যে তথ্য এখনও রেখে দিয়েছে, তা মুছে ফেলতে অনুরোধ করছি।
যদি “আপনি কী কী মুছে ফেলতে চাইছেন” হয় “আমাকে নিয়ে রাখা সব তথ্য”আমার অনুরোধ এই সব তথ্যের ওপরই।
যদি “আপনি কী কী মুছে ফেলতে চাইছেন” হয় “একটি নির্দিষ্ট অংশ”আমার অনুরোধ নিচের তথ্যগুলির ওপর: যে তথ্যগুলি চাইছেন
আপনাদের ওপর বর্তানো কোনো বাধ্যবাধকতার কারণে এই তথ্যের কিছু অংশ রাখতেই হলে, কোন্গুলি, কত দিনের জন্য আর কোন্ ভিত্তিতে তা জানাতে অনুরোধ করছি, আর বাকি সবই মুছে ফেলতে অনুরোধ করছি।
যদি “আপনি এখনও বিজ্ঞাপনের বার্তা পান কি” হয় “হ্যাঁ”এর সঙ্গে অনুরোধ করছি, যে-কোনো রূপেই হোক, প্রচারের বার্তা পাঠানো সঙ্গে সঙ্গেই বন্ধ করতে। এই অনুরোধটি আগেরটির ওপর নির্ভর করে না আর এর জন্য কোনো বিচার-বিবেচনার দরকার নেই।
মুছে ফেলার কথাটি লিখিতভাবে নিশ্চিত করতে অনুরোধ করছি, কোন্ তারিখে তা করা হয়েছে সেই তারিখ সহ, আর যাঁদের এই তথ্য জানানো হয়েছিল সেই প্রাপকদেরও এই অনুরোধের কথা জানাতে অনুরোধ করছি।
এই অনুরোধের পুরো বা কোনো অংশে আপনারা সাড়া দিতে পারবেন না বলে মনে করলে, তার কারণ লিখিতভাবে জানাতে অনুরোধ করছি, সঙ্গে যে অভিযোগের পথগুলি খোলা আছে সেগুলিও।
যে তারিখের আগে আপনি উত্তর আশা করছেন-এর আগে উত্তর দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।
এই চিঠি তার জমার প্রমাণ রেখেই পাঠানো হচ্ছে: এটি আমার অনুরোধের তারিখ ঠিক করে দেয়, আর উত্তরের সময়সীমা এই তারিখ থেকেই শুরু হয়।
সবিনয় শ্রদ্ধা জানবেন।
আপনার নাম ও পদবি
জোড়া কাগজ
- একটি পরিচয়পত্রের অনুলিপি, যখন সংস্থাকে অনুরোধকারীর পরিচয় নিয়ে নিশ্চিত হতে হয়।
- সম্পর্ক শেষ হওয়ার প্রমাণ: চুক্তি শেষ করার কাগজ, অ্যাকাউন্ট বন্ধের কাগজ, শেষ বিল।
- আর কিছুই নয়: মুছে ফেলার অনুরোধে নিজের কারণ ব্যাখ্যা করতে হয় না।
যে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে হবে
- যে সম্পর্ক শেষ হয়েছে
সংস্থাটির সঙ্গে আপনাকে যা বাঁধত, আর তার সূত্র।
উদাহরণ: সাবস্ক্রিপশন চুক্তি নং 4471-C - এই সম্পর্ক কোন্ তারিখে শেষ হয়েছে
এই তারিখটিই তথ্য রেখে দেওয়াকে প্রশ্নের মুখে ফেলে: তাই এটি নির্ভুল হওয়া দরকার। - আপনি কী কী মুছে ফেলতে চাইছেন
- আমাকে নিয়ে রাখা সব তথ্য: জেনে রাখুন, একটি সংস্থাকে কখনও কিছু কাগজ রাখতেই হয়: চিঠিটি সেই কথাটি আগেই ধরে রাখে।
- একটি নির্দিষ্ট অংশ: পাওয়া সহজতর, আর একবারে সবটা খারিজ করা কঠিনতর।
- যে তথ্যগুলি চাইছেন যদি “আপনি কী কী মুছে ফেলতে চাইছেন” হয় “একটি নির্দিষ্ট অংশ”
শ্রেণি ধরে নাম বলুন: যোগাযোগের তথ্য, ব্রাউজিংয়ের ইতিহাস, ফোনকলের রেকর্ডিং, ভিতরের নোট।
উদাহরণ: আমার ফোন ও ডাক-ঠিকানার তথ্য, আর গ্রাহকসেবা দপ্তরের ফোনকলের রেকর্ডিংগুলি - আপনি এখনও বিজ্ঞাপনের বার্তা পান কি
- হ্যাঁ: চিঠিটি তখনই তা বন্ধ করার একটি অনুরোধ যোগ করবে, যা মুছে ফেলার ওপর নির্ভর করে না।
- না: যোগ করার কিছু নেই।
- যে তারিখের আগে আপনি উত্তর আশা করছেন
তথ্যসুরক্ষার বেশিরভাগ ব্যবস্থাতেই পাঠানোর দিন থেকে এক মাস ধরা হয়।
ঠিক কী চাইতে হবে
- মুছে ফেলার লিখিত নিশ্চিতকরণ, তার তারিখ সহ: ফোনে ঘোষিত মুছে ফেলা প্রমাণ করা যায় না।
- অনুরোধ সত্ত্বেও যা যা রাখা হচ্ছে তার তালিকা, তার সময়কাল আর কারণ: অস্পষ্ট উত্তরগুলি ঠিক এখানেই ঘাপটি মেরে থাকে।
- যাঁদের তথ্য পাঠানো হয়েছিল, সেই প্রাপকদের জানানো।
- প্রচার সঙ্গে সঙ্গেই বন্ধ করা, আলাদা করে: তা মুছে ফেলার বিচারের ওপর নির্ভর করে না।
যে কাগজ জুড়তে হবে
- একটি পরিচয়পত্রের অনুলিপি, যখন সংস্থাকে অনুরোধকারীর পরিচয় নিয়ে নিশ্চিত হতে হয়।
- সম্পর্ক শেষ হওয়ার প্রমাণ: চুক্তি শেষ করার কাগজ, অ্যাকাউন্ট বন্ধের কাগজ, শেষ বিল।
- আর কিছুই নয়: মুছে ফেলার অনুরোধে নিজের কারণ ব্যাখ্যা করতে হয় না।
সময়সীমা
তথ্যসুরক্ষার বেশিরভাগ ব্যবস্থাতেই পাওয়ার তারিখ থেকে এক মাস ধরা হয়। দুটি বিষয়ে খেয়াল রাখুন: পুরোপুরি মুছে ফেলা খুব কম সময়েই সম্ভব, কারণ কিছু কাগজ রাখতেই হয়, আর যে সংস্থা কোন্গুলি বা কেন কিছুই না বলে একবারে সবটা খারিজ করে, সে অনুরোধটির উত্তরই দেয়নি।
পাঠানোর পরে
- চিঠি আর জমার প্রমাণ রেখে দিন, মুছে ফেলার নিশ্চিতকরণের পরেও: এর পরে আপনার হাতে কেবল এই চিহ্নটুকুই থাকে।
- কয়েক সপ্তাহ পরে দেখে নিন, বার্তাগুলি সত্যিই বন্ধ হয়েছে কি না।
- নিশ্চিতকরণের পরেও তথ্য আবার দেখা দিলে, সেই লিখিত নিশ্চিতকরণটিই পরের ফাইলের প্রধান কাগজ হয়ে ওঠে।
ভিত্তি
এই নমুনাটি সর্বজনীন ভিতের অংশ: এটি কোনো দেশের আইনের দাবি করে না, তাই উল্লেখ করার মতো কোনো আইনি সূত্রও এর নেই। এর জোর অন্যত্র, ঘটনা, তারিখ আর দাবির নির্ভুলতায়। আপনার দেশে যদি এমন কোনো বিধান থাকে যা এই কাজটিকে আরও জোরদার করে, তবে তা আলাদা ও নাম ধরে একটি দেশভিত্তিক মডিউলে থাকে।