索取文件｜各地通用
索取一份文件的副本
一份证明、一张对账单、一份合同、卷宗里的一份材料。这封信指名说出所要的那份材料、它用来做什么，以及它该以什么形式到达。
这个页面给出一封信的格式、合适的用词，以及与之相关的公开出处。它不会告诉您某件具体的事该怎么办，也不能代替专业人士的意见。信里标出的空处需要您自己补上。
什么时候适合用这封信
- 您缺一份材料，而持有它的机构不会打一通电话就给。
- 有人为您建立了一卷卷宗，而您想拿到它的副本。
- 另一个机构要求一份只有前一个机构能出具的证明。
什么时候不适合
- 这份材料含有您的个人数据，而您真正想要的是整卷卷宗：查看个人数据的那封信打开的是一项更宽的权利。
- 这份材料存在而您想对它提异议：先索取副本，再凭材料提异议。
- 您已经索取过这份副本而没人答复：那是一封催办信。
整封信
被标出的部分是要补上的空处。标着条件的段落只在所写的情形下才写：这道筛选由工坊来做，或者由您自己手动来做。
您所在的城市，日期
事由：索取副本：所要的那份材料
编号：您的卷宗号
尊敬的女士／先生：
本人请求贵单位提供所要的那份材料的副本。
若已填写“所涉的期间”本申请针对以下期间：所涉的期间。
若已填写“这份材料对您有什么用”这份材料对您有什么用
若“您希望以什么形式拿到它”为“一份纸质副本，通过邮寄”本人请求贵单位通过邮寄方式，将其寄至本函信头所示的地址。
若“您希望以什么形式拿到它”为“一个文件，通过电子方式”本人请求贵单位通过电子方式，将其发至本函信头所示的电子邮箱。
若“您希望以什么形式拿到它”为“到现场查阅”本人请求贵单位安排一次到现场查阅该材料的预约，并告知可行的日期与时间。
如该副本需要付费，本人请求贵单位在制作之前告知金额及缴付方式。
如该材料并不存在，或者并不由贵部门持有，本人请求贵单位以书面形式予以确认，并在知情的情况下告知由谁持有。
请贵单位于 您在哪一天之前需要这份材料 之前答复，谢谢。
本函在寄出时保留了交寄凭证。
顺致敬意。
您的姓名
附件
- 一份身份证件的复印件，如果该机构出具记名文件时要求它。
- 您的卷宗号、合同号或账户号。
- 以往那份申请的复印件，如果曾经有过一次。
需要回答的问题
- 所要的那份材料
按该机构自己的叫法来称呼它。名称写得不对，回来的会是一句“申请不明确”。
示例：2025 年度的合同终止证明 - 所涉的期间 可不填
起止日期。一个开口的期间会让人去找，而一份让人去找的申请只能等着。
示例：2025 年 1 月 1 日至 2025 年 12 月 31 日 - 这份材料对您有什么用 可不填
一句话。这不是一个必须给出的理由，而是帮助该部门从正确的卷宗里取出正确那份材料的东西。
示例：它用于补齐一份须在本月底之前提交的登记材料。 - 您希望以什么形式拿到它
- 一份纸质副本，通过邮寄：当别处要求原件或盖章时选这个。
- 一个文件，通过电子方式：更快，而且承载它的那封消息会给它标上日期。
- 到现场查阅：适合卷宗很厚，或者复印要收费的情形。
- 您在哪一天之前需要这份材料
把日期说出来，如果有一个期限取决于它，也说明为什么是这一天。
需要确切要求的东西
- 被准确指名的那份材料，连同它的期间：这一点决定了对方回的是一个答复，还是一句要求补充说明。
- 在制作副本之前先告知费用，以免收到一张意外的账单。
- 即使被拒绝也要一份书面答复，并附理由：一份书面的拒绝可以提异议，沉默无法提异议。
- 持有该材料的那个部门的名称，当它不是您写信的那个部门时。
需要附上的材料
- 一份身份证件的复印件，如果该机构出具记名文件时要求它。
- 您的卷宗号、合同号或账户号。
- 以往那份申请的复印件，如果曾经有过一次。
期限
对一份材料的索取，多数机构给自己定的期限是一个月。请按压着您的那个期限来定日期，并且把它说出来：一份点明自己期限的申请，能让对方把它放进时间里，而“这件事很急”什么也没说。
寄出之后
- 保存好信件副本和交寄凭证：正是它们证明申请的日期。
- 收到之后，先核对这份材料确实覆盖了所要求的期间，再把它转给别处。
- 到期仍无答复时，接下来是一封催办信，重述第一次申请的日期。
法律依据
这份模板属于通用底座：它不援引任何国家的法律，因此没有法律条文可引。它的力量在别处，在于事实、日期和要求的准确。如果您所在的国家有能加强这一步的条文，它会另外放在按国家的模块里，并且指名说明。