طلب مستند · صالح في كل مكان
طلب نسخة من مستند
شهادة، أو كشف، أو عقد، أو ورقة من ملف. هذه المراسلة تسمّي الورقة المطلوبة، وتقول فيما تُستخدَم، وبأي شكل ينبغي أن تصل.
تعطي هذه الصفحة شكل الرسالة، والكلمات المناسبة، والمراجع العامّة المرتبطة بها. ولا تقول ما ينبغي فعله في قضية بعينها، ولا تُغني عن رأي مختصّ. والمواضع المُشار إليها في الرسالة تُملأ.
متى تصلح هذه المراسلة
- ورقة تنقصكم والجهة التي تحتفظ بها لا تسلّمها بمجرّد اتصال.
- ملف كُوِّن عنكم وتريدون الحصول على نسخة منه.
- جهة أخرى تطلب شهادة لا تستطيع إصدارها إلا الجهة الأولى.
متى لا تصلح
- الورقة تحتوي بياناتكم الشخصية وما يهمّكم هو الملف كلّه: مراسلة الوصول إلى البيانات تفتح حقًّا أوسع.
- الورقة موجودة وأنتم تعترضون عليها: اطلبوا النسخة أولًا، ثم اعترضوا، على الورقة.
- طلبتم هذه النسخة أصلًا ولم يجب أحد: هذا تذكير.
الرسالة، كاملة
المقاطع المُشار إليها هي المواضع التي تُملأ. والفقرات الموسومة بشرط لا تُكتب إلا في الحالة المذكورة: هذا الفرز تقوم به الورشة، أو تقومون به أنتم يدويًا.
مدينتكم، في التاريخ
الموضوع: طلب نسخة: الورقة المطلوبة
المرجع: رقم ملفكم
حضرة المسؤولين،
أطلب منكم نسخة من الورقة المطلوبة.
إذا كان «الفترة المعنيّة» مملوءًاوالطلب يشمل الفترة الآتية: الفترة المعنيّة.
إذا كان «فيما تستخدمونها» مملوءًافيما تستخدمونها
إذا كان «بأي شكل تريدونها» يساوي «نسخة ورقية، بالبريد»وأطلب منكم إرسالها إليّ بالبريد، إلى العنوان المذكور في أعلى هذه الرسالة.
إذا كان «بأي شكل تريدونها» يساوي «ملف، بالوسائل الإلكترونية»وأطلب منكم إرسالها إليّ بالوسائل الإلكترونية، إلى عنوان البريد الإلكتروني المذكور في أعلى هذه الرسالة.
إذا كان «بأي شكل تريدونها» يساوي «اطّلاع في المكان»وأطلب منكم تحديد موعد للاطّلاع عليها في المكان، مع إبلاغي بالأيام والساعات الممكنة.
وإن كان للنسخة كلفة، أطلب منكم إبلاغي بمبلغها قبل إعدادها، وبطريقة تسديدها.
وإن كانت الورقة غير موجودة، أو لم تكن في حوزة مصلحتكم، أطلب منكم تأكيد ذلك كتابةً وإبلاغي، إن كنتم تعرفون، بالجهة التي تحتفظ بها.
وأشكركم على الرد قبل التاريخ الذي تحتاجون الورقة قبله.
وتُرسَل هذه الرسالة مع حفظ دليل إيداعها.
وتقبّلوا فائق الاحترام.
اسمكم ولقبكم
المرفقات
- نسخة من وثيقة هوية، إن طلبتها الجهة لإصدار مستند اسمي.
- مرجع ملفكم، أو عقدكم، أو حسابكم.
- نسخة من الطلب السابق، إن كان هناك طلب سابق.
الأسئلة التي يُجاب عنها
- الورقة المطلوبة
سمّوها كما تسمّيها الجهة. والورقة المسمّاة خطأً تعود في صورة «طلب غير دقيق».
مثال: شهادة انتهاء عقد سنة 2025 - الفترة المعنيّة اختياري
تاريخ بداية وتاريخ نهاية. والفترة المفتوحة تُجبِر على البحث، والطلب الذي يُجبِر على البحث ينتظر.
مثال: من 1 يناير 2025 إلى 31 ديسمبر 2025 - فيما تستخدمونها اختياري
جملة واحدة. وهذا ليس تبريرًا يُقدَّم، بل ما يساعد المصلحة على استخراج الورقة الصحيحة من الملف الصحيح.
مثال: هي مطلوبة لإكمال ملف تسجيل يجب إيداعه قبل نهاية الشهر. - بأي شكل تريدونها
- نسخة ورقية، بالبريد: تُطلَب حين يكون أصل أو خاتم مطلوبًا في مكان آخر.
- ملف، بالوسائل الإلكترونية: أسرع، ومؤرَّخ بالرسالة التي تحمله.
- اطّلاع في المكان: لملف ضخم، أو حين تكون النسخة بمقابل.
- التاريخ الذي تحتاجون الورقة قبله
اذكروا التاريخ، واذكروا سببه إن كان أجل يتوقّف عليه.
ما ينبغي طلبه بدقّة
- الورقة مسمّاة بدقّة، مع فترتها: هذا هو الفرق بين جواب وطلب توضيح.
- الكلفة مُعلَنة قبل إعداد النسخة، لكي لا تُكتشَف فاتورة.
- جوابًا مكتوبًا حتى في حالة الرفض، مع سببه: الرفض المكتوب يُعترَض عليه، والصمت لا يُعترَض عليه.
- اسم المصلحة التي تحتفظ بالورقة، حين لا تكون هي التي تكتبون إليها.
المستندات التي تُرفَق
- نسخة من وثيقة هوية، إن طلبتها الجهة لإصدار مستند اسمي.
- مرجع ملفكم، أو عقدكم، أو حسابكم.
- نسخة من الطلب السابق، إن كان هناك طلب سابق.
المهلة
شهر واحد هو المهلة التي تمنحها معظم الجهات لنفسها في طلب ورقة. حدّدوا تاريخكم بحسب الأجل الذي يضغط عليكم، وقولوه: الطلب الذي يسمّي أجله يتيح للمصلحة أن تحدّد موقعه، حيث لا تقول «الأمر عاجل» شيئًا.
بعد الإرسال
- احفظوا نسخة الرسالة ودليل الإيداع: هما ما يُثبتان تاريخ الطلب.
- وعند التسلّم، تحقّقوا من أنّ الورقة تغطّي الفترة المطلوبة قبل إرسالها إلى مكان آخر.
- وإن لم يصل جواب في التاريخ المحدّد، فما يليه تذكير يستعيد تاريخ الطلب الأول.
الأسس
هذا النموذج ينتمي إلى القاعدة العامّة: لا يستند إلى أي حقّ وطني، فلا مرجع قانوني له ليُذكَر. وقوّته في مكان آخر، في دقّة الوقائع والتواريخ والطلب. وإن كان في بلدكم نصّ يعزّز هذا المسار، فمكانه وحدة خاصّة بالبلد، منفصلة ومسمّاة.