Demander un document · Vaut partout
Demander la copie d’un document
Une attestation, un relevé, un contrat, une pièce d’un dossier. Ce courrier nomme la pièce demandée, dit à quoi elle sert et sous quelle forme elle doit arriver.
Cette page donne la forme d’une lettre, les mots qui conviennent et les références publiques qui s’y rattachent. Elle ne dit pas ce qu’il faut faire d’une affaire particulière, et elle ne remplace pas l’avis d’une personne du métier. Les emplacements signalés dans la lettre sont à compléter.
Quand ce courrier convient
- Une pièce vous manque et l’organisme qui la détient ne la remet pas sur simple appel.
- Un dossier a été constitué sur vous et vous voulez en obtenir une copie.
- Un autre organisme exige une attestation que seul le premier peut délivrer.
Quand il ne convient pas
- La pièce contient vos données personnelles et c’est le dossier entier qui vous intéresse : le courrier d’accès à ses données ouvre un droit plus large.
- La pièce existe et vous la contestez : demandez d’abord la copie, contestez ensuite, sur pièce.
- Vous avez déjà demandé cette copie et personne n’a répondu : c’est une relance.
La lettre, entière
Les passages signalés sont les emplacements à compléter. Les paragraphes marqués d’une condition ne s’écrivent que dans le cas indiqué : c’est l’atelier qui fait ce tri, ou vous, à la main.
votre ville, le la date
Objet : Demande de copie : pièce demandée
Référence : votre numéro de dossier
Madame, Monsieur,
Je vous demande la copie de pièce demandée.
Si « La période concernée » est renseignéLa demande porte sur la période suivante : période concernée.
Si « À quoi la pièce vous sert » est renseignéà quoi la pièce vous sert
Si « Sous quelle forme vous la voulez » vaut « Une copie papier, par courrier »Je vous demande de me l’adresser par courrier, à l’adresse indiquée en tête de cette lettre.
Si « Sous quelle forme vous la voulez » vaut « Un fichier, par voie électronique »Je vous demande de me l’adresser par voie électronique, à l’adresse de courriel indiquée en tête de cette lettre.
Si « Sous quelle forme vous la voulez » vaut « Une consultation sur place »Je vous demande de me proposer un rendez-vous pour en prendre connaissance sur place, et de m’indiquer les jours et les heures possibles.
Si la copie a un coût, je vous demande de m’en indiquer le montant avant de l’établir, ainsi que la manière de le régler.
Si la pièce n’existe pas, ou si elle n’est pas détenue par votre service, je vous demande de me le confirmer par écrit et de m’indiquer, si vous le savez, qui la détient.
Je vous remercie de me répondre avant le date avant laquelle la pièce vous est nécessaire.
Cette lettre est envoyée en conservant la preuve de son dépôt.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
votre nom et prénom
Pièces jointes
- La copie d’une pièce d’identité, si l’organisme l’exige pour délivrer un document nominatif.
- La référence de votre dossier, de votre contrat ou de votre compte.
- La copie de la demande antérieure, s’il y en a eu une.
Les questions auxquelles répondre
- La pièce demandée
Nommez-la comme l’organisme la nomme. Une pièce mal nommée revient en « demande imprécise ».
Exemple : l’attestation de fin de contrat de l’année 2025 - La période concernée facultatif
Des dates de début et de fin. Une période ouverte fait chercher, et une demande qui fait chercher attend.
Exemple : du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025 - À quoi la pièce vous sert facultatif
Une phrase. Ce n’est pas une justification à donner, c’est ce qui aide le service à sortir la bonne pièce du bon dossier.
Exemple : Elle est demandée pour compléter un dossier d’inscription qui doit être déposé avant la fin du mois. - Sous quelle forme vous la voulez
- Une copie papier, par courrier : À demander quand un original ou un cachet est exigé ailleurs.
- Un fichier, par voie électronique : Plus rapide, et daté par le message qui le porte.
- Une consultation sur place : Pour un dossier volumineux, ou quand la copie est payante.
- La date avant laquelle la pièce vous est nécessaire
Dites la date, et dites pourquoi elle est celle-là si une échéance en dépend.
Ce qu’il faut demander précisément
- La pièce nommée exactement, avec sa période : c’est ce qui fait la différence entre une réponse et une demande de précision.
- Le coût annoncé avant l’établissement de la copie, pour ne pas découvrir une facture.
- Une réponse écrite même en cas de refus, avec son motif : un refus écrit se conteste, un silence ne se conteste pas.
- Le nom du service qui détient la pièce, quand ce n’est pas celui à qui vous écrivez.
Les pièces à joindre
- La copie d’une pièce d’identité, si l’organisme l’exige pour délivrer un document nominatif.
- La référence de votre dossier, de votre contrat ou de votre compte.
- La copie de la demande antérieure, s’il y en a eu une.
Le délai
Un mois est le délai que la plupart des organismes se donnent pour une demande de pièce. Fixez votre date en fonction de l’échéance qui vous presse, et dites-la : une demande qui nomme son échéance permet au service de la situer, là où « c’est urgent » ne dit rien.
Après l’envoi
- Gardez la copie de la lettre et la preuve de dépôt : ce sont elles qui prouvent la date de la demande.
- À la réception, vérifiez que la pièce couvre bien la période demandée avant de la transmettre ailleurs.
- Sans réponse à la date fixée, la suite est une relance qui rappelle la date de la première demande.
Les fondements
Ce modèle appartient au socle universel : il n’invoque aucun droit national, et il n’a donc aucune référence légale à citer. Sa force est ailleurs, dans la précision des faits, des dates et de la demande. Si votre pays a un texte qui renforce cette démarche, il vit dans un module par pays, à part et nommément.