Pedir un documento · Vale en todas partes
Pedir la copia de un documento
Un certificado, un extracto, un contrato, una pieza de un expediente. Esta carta nombra el documento pedido, dice para qué sirve y en qué forma debe llegar.
Esta página da la forma de una carta, las palabras que convienen y las referencias públicas que se le aplican. No dice qué hay que hacer con un asunto concreto, y no sustituye la opinión de un profesional. Los huecos señalados en la carta hay que completarlos.
Cuándo conviene esta carta
- Le falta un documento y el organismo que lo tiene no lo entrega con una simple llamada.
- Se ha formado un expediente sobre usted y quiere obtener una copia.
- Otro organismo exige un certificado que solo el primero puede expedir.
Cuándo no conviene
- El documento contiene sus datos personales y lo que le interesa es el expediente entero: la carta de acceso a sus datos abre un derecho más amplio.
- El documento existe y usted lo impugna: pida primero la copia, e impugne después, con el documento en la mano.
- Usted ya ha pedido esta copia y nadie ha respondido: eso es una carta de insistencia.
La carta, entera
Los pasajes señalados son los huecos que hay que completar. Los párrafos marcados con una condición solo se escriben en el caso indicado: esa selección la hace el taller, o la hace usted a mano.
En su ciudad, a la fecha
Asunto: Petición de copia: documento pedido
Referencia: su número de expediente
Estimados señores:
Les pido la copia de documento pedido.
Si «El periodo afectado» está rellenadoLa petición se refiere al periodo siguiente: periodo afectado.
Si «Para qué le sirve el documento» está rellenadopara qué le sirve el documento
Si «En qué forma lo quiere» es «Una copia en papel, por correo postal»Les pido que me la envíen por correo postal, a la dirección indicada en el encabezado de esta carta.
Si «En qué forma lo quiere» es «Un archivo, por vía electrónica»Les pido que me la envíen por vía electrónica, a la dirección de correo indicada en el encabezado de esta carta.
Si «En qué forma lo quiere» es «Una consulta en persona»Les pido que me propongan una cita para consultarla en persona, y que me indiquen los días y las horas posibles.
Si la copia tiene un coste, les pido que me indiquen su importe antes de emitirla, así como la manera de abonarlo.
Si el documento no existe, o si no lo tiene su servicio, les pido que me lo confirmen por escrito y que me indiquen, si lo saben, quién lo tiene.
Les agradezco que me respondan antes del fecha para la cual necesita el documento.
Esta carta se envía conservando la prueba de su presentación.
Les saludo atentamente.
su nombre y apellidos
Documentos adjuntos
- La copia de un documento de identidad, si el organismo lo exige para expedir un documento nominativo.
- La referencia de su expediente, de su contrato o de su cuenta.
- La copia de la petición anterior, si hubo alguna.
Las preguntas que hay que responder
- El documento pedido
Nómbrelo como lo nombra el organismo. Un documento mal nombrado vuelve como «petición imprecisa».
Ejemplo: el certificado de fin de contrato del año 2025 - El periodo afectado opcional
Fechas de inicio y de fin. Un periodo abierto obliga a buscar, y una petición que obliga a buscar espera.
Ejemplo: del 1 de enero de 2025 al 31 de diciembre de 2025 - Para qué le sirve el documento opcional
Una frase. No es una justificación que haya que dar, es lo que ayuda al servicio a sacar el documento correcto del expediente correcto.
Ejemplo: Se pide para completar un expediente de inscripción que debe presentarse antes de fin de mes. - En qué forma lo quiere
- Una copia en papel, por correo postal: Se pide cuando en otro sitio exigen un original o un sello.
- Un archivo, por vía electrónica: Más rápido, y fechado por el mensaje que lo lleva.
- Una consulta en persona: Para un expediente voluminoso, o cuando la copia es de pago.
- La fecha para la cual necesita el documento
Diga la fecha, y diga por qué es esa si de ella depende un vencimiento.
Qué hay que pedir con precisión
- El documento nombrado con exactitud, con su periodo: es lo que marca la diferencia entre una respuesta y una petición de aclaración.
- El coste anunciado antes de emitir la copia, para no encontrarse con una factura.
- Una respuesta por escrito incluso en caso de negativa, con su motivo: una negativa por escrito se impugna, un silencio no.
- El nombre del servicio que tiene el documento, cuando no es aquel al que usted escribe.
Los documentos que hay que adjuntar
- La copia de un documento de identidad, si el organismo lo exige para expedir un documento nominativo.
- La referencia de su expediente, de su contrato o de su cuenta.
- La copia de la petición anterior, si hubo alguna.
El plazo
Un mes es el plazo que se dan la mayoría de los organismos para una petición de documento. Fije su fecha en función del vencimiento que le aprieta, y dígalo: una petición que nombra su vencimiento permite al servicio situarla, mientras que «es urgente» no dice nada.
Después del envío
- Guarde la copia de la carta y la prueba de presentación: son ellas las que prueban la fecha de la petición.
- Al recibirlo, compruebe que el documento cubre el periodo pedido antes de enviarlo a otro sitio.
- Sin respuesta en la fecha fijada, lo que sigue es una carta de insistencia que recuerda la fecha de la primera petición.
Los fundamentos
Este modelo pertenece al tronco universal: no invoca ningún derecho nacional, y por tanto no tiene ninguna referencia legal que citar. Su fuerza está en otra parte, en la precisión de los hechos, de las fechas y de la petición. Si su país tiene un texto que refuerza este trámite, vive en un módulo por países, aparte y con su nombre.