找到有权决定的那一方
写对机构还不够：还得找到真正有权答复的那个部门。这是最常见的错误，也是最费时间的错误。
原则
作决定的部门，而不是第一个窗口
总机、接待处或者一个通用地址从来不决定任何事：它们只做转交，有时很快，有时不然。一封办得成的信瞄准的是真正作出被质疑决定的部门、跟着这卷卷宗的部门，或者职责就是处理这类请求的部门。
写对了机构却写错了里面的部门，效果和写错地址一样：这封信要等一次内部转交，那要好几个星期，而且不一定会发生。没有人答得不好；只是没有人被指派来答它。
写对机构却写错部门，等于敲错了门。
找不到名称的时候
先找，再写
正确的收件人并不总是明明白白写在什么地方。但只要按顺序来而不是瞎试，几分钟内几乎总能找到。
01
重读最近收到的那封来函
部门名称常常就在信头或者签名附近，哪怕这封信看起来很像通用模板。这是最可靠的线索，因为它来自机构自己。
02
找问题本身对应的准确说法
一份合同、一份通用条款或者一个网上账户，往往会写明处理某类特定请求的主管部门：投诉、解约、争议。这个准确的名称胜过一个通用部门。
03
看发票或对账单的背面
一个与开头显示的营业地址不同的通信地址，常常就用小字印在那里。
04
如果有网上账户，就打开它
相关部门及其通信地址有时就写在里面，即使公开网站上完全看不到这类信息。
05
打电话只为问名称，不为把事办掉
一通电话用来拿到一个部门或一个职务的准确名称，绝不是用来口头处理请求：没有书面记录，电话里说过的任何话日后都无法证明。
点出一个职务，而不是一个人
如果知道某个人的名字，比如因为他签过之前的来函，写上仍然有用。但人名过时得很快：有人换岗、离开部门、休假，而只写他名字的信就会等他回来，而不是被接手的人打开。
最稳的写法是先点出职务，人名作为补充（如果知道）：写“投诉部门，某某女士收”，而不是只写“某某女士”。一封写给某个职务的信，在它到达那天，无论谁在这个位子上都读得懂。
既找不到人名也找不到确切职务时，找过之后确认的那个部门名称，仍然总是胜过一个谁都不指的套话。
编号
一个卷宗编号能改变什么
一个每天处理几百封信的部门，不是靠写信人的名字来认一件事的：它靠一个编号找到它。一个从事由那一行就写出来的编号，无论是客户号、合同号、卷宗号还是理赔号，都能把这封信直接引到已有的卷宗上，而不必让读它的人从头听一遍。
这个编号可以在已收到的来函信头上找到，也可以在发票或对账单上、在网上账户里、或者在以往的收件回执上找到。如果还没有分配过编号，那些能用别的方式找到卷宗的要素就够了：客户号或合同号、上一次往来的日期、开立卷宗时所用的准确名字。
编号绝不能编。一个不准确的编号让一封信迷路，和一个错地址一样确定：宁可一个都不引，也不要引一个大概的。
写给上一级：在某个时点有用，在另一个时点太早
只要跟着卷宗的那个部门还没有机会答复，它就仍然是正确的收件人。往上走一级，写给某个管理层、某个负责人或者专门处理未解决投诉的部门，是在第一封信超过所定期限仍无答复、或者收到的答复没有带来任何新东西之后，才有意义。
写得太高太早，效果和期望的正好相反。管理层或者一个总部门很少直接办案：它们几乎总是转给本该先答复的那个部门。于是这封信重走了一遍它本可以直接走的路，还额外多花了绕这一圈的时间。
在没有给相关部门留出答复时间之前就往上升级，并不会省时间：等卷宗被退回下来，多数时候反而更费时间。
当第一封信确实寄出了、有日期，而且超过所定期限仍然没有有用的答复时，升级就要把这一点明确重述一遍：第一次寄出的日期、最初的请求、没有答复或者答复不充分。它不会从头再论证一遍。
完全查不到邮寄地址的时候
有些机构只给出一个网上表单、一个消息渠道或者一个电话号码，看不到通信地址。但地址几乎总还是存在的：法律声明、通用条款，或者该机构登记所在的某个公共登记册，一般都会公布一个总部或通信地址，即使公开网站上一个都不显示。
如果实在什么都查不到，可用的渠道，也就是表单、消息、网上账户，仍然可以用：这时要紧的是留下这次发送的凭证，如果可能，再留一份它已被接收的确认。变的是寄送方式，而不是信的内容，也不是留凭证这件事的必要性。
地址和卷宗编号一样不能编。仍然可核对的东西，比如一次没有结果的搜索的带日期截图，胜过一个凭猜拼出来的地址。
可以查总部地址的公共登记册，各国并不相同。
- 查看按国家的模块 已核对的登记册与法律依据，一个国家一个国家地看
找到收件人之后，还有两个相邻的动作。
- 完整的方法，七个动作 找到收件人只是七个动作里的第一个
- 寄出并留下凭证 找到地址之后，每一种寄送方式各值多少