उसे ढूँढना जिसके पास तय करने का अधिकार है

सिद्धांत

वह विभाग जो तय करता है, पहली खिड़की नहीं

कोई हेल्पलाइन, कोई स्वागत काउंटर या कोई आम पता कभी कुछ तय नहीं करता: वे आगे भेज देते हैं, कभी जल्दी, कभी नहीं। काम कर जाने वाली चिट्ठी उस विभाग को निशाना बनाती है जिसने विवादित फ़ैसला असल में लिया, जो फ़ाइल देख रहा है, या जिसका काम ही इस तरह की माँगें सँभालना है।

सही संस्था को पर उसके अंदर ग़लत विभाग को लिखने का नतीजा ग़लत पते जैसा ही होता है: चिट्ठी अंदरूनी तबादले का इंतज़ार करती है, जिसमें हफ़्ते लगते हैं, अगर वह होता है। कोई उसका बुरा जवाब नहीं देता; बस किसी के ज़िम्मे उसका जवाब देना ही नहीं है।

सही संस्था को पर ग़लत विभाग को लिखना ग़लत दरवाज़े पर लिखने जैसा है।

पद का नाम लीजिए, व्यक्ति का नहीं

जब किसी व्यक्ति का नाम मालूम हो, उदाहरण के लिए इसलिए कि उसने पिछली चिट्ठी पर दस्तख़त किए थे, तो उसे लिखना काम का रहता है। पर वह जल्दी पुराना पड़ जाता है: कोई पद बदल लेता है, विभाग छोड़ देता है, छुट्टी पर चला जाता है, और सिर्फ़ उसके नाम पर भेजी चिट्ठी उसके लौटने का इंतज़ार करती है, उसके बजाय जो उसकी जगह आया है उसके हाथों खुलने के।

सबसे सुरक्षित तरीक़ा पहले पद का नाम लेता है, और व्यक्ति का नाम पूरक की तरह अगर वह मालूम हो: “Service réclamations, à l’attention de Madame Untel”, अकेले “Madame Untel” के बजाय। जो चिट्ठी किसी पद को लिखी है, वह उस दिन उस पद पर बैठे किसी भी व्यक्ति के पढ़ने लायक़ रहती है।

जब न नाम मिले न कोई पक्का पद, तब खोजने पर मिला विभाग का नाम हमेशा उस वाक्य से बेहतर है जो किसी को संबोधित नहीं करता।

किसी बड़े अधिकारी को लिखना: एक मोड़ पर काम का, दूसरे पर जल्दबाज़ी

जो विभाग फ़ाइल देख रहा है, वह तब तक सही पाने वाला है जब तक उसे जवाब देने का मौक़ा न मिला हो। एक पायदान ऊपर जाना, किसी निदेशालय, किसी ज़िम्मेदार या अनसुलझी शिकायतों के लिए बने किसी विभाग की तरफ़, तब मायने रखता है जब पहली चिट्ठी तय समय-सीमा के बाद भी बिना जवाब रह गई हो, या उसका ऐसा जवाब आया हो जिसमें कुछ नया न हो।

बहुत जल्दी बहुत ऊपर लिखने का नतीजा उलटा होता है। कोई निदेशालय या कोई आम विभाग फ़ाइलें सीधे कम ही लेता है: वह लगभग हमेशा उसी विभाग को भेज देता है जिसे पहले जवाब देना चाहिए था। तब चिट्ठी वही रास्ता दोबारा तय करती है जो वह सीधे तय कर सकती थी, और इस चक्कर का समय ऊपर से लग जाता है।

जब पहली चिट्ठी सचमुच भेजी गई हो, उस पर तारीख़ हो, और तय समय-सीमा के बाद भी उसका कोई काम का जवाब न आया हो, तब ऊपर जाना यह सब साफ़-साफ़ याद दिलाकर होता है: पहली बार भेजने की तारीख़, शुरुआती माँग, जवाब का न होना या उसका अधूरापन। वह पूरी बात शुरू से दोबारा साबित नहीं करती।

पाने वाला मिल जाने के बाद, दो पड़ोसी काम।

• पूरा तरीक़ा, सातों काम पाने वाला ढूँढना सातों में सिर्फ़ पहला है
• भेजना और सबूत रखना पता मिल जाने के बाद, भेजने का हर तरीक़ा किस काम का है