8 ধরনের চিঠি
কাজের প্রায় সব চিঠিই 8টি ধরনের মধ্যে ধরা যায়। সঠিক ধরনটি বেছে নেওয়াই অর্ধেক কাজ: ভুল ধরনে রাখা একটি দাবি এমন উত্তর পায়, যা কোনো কিছুরই উত্তর নয়।
ধরন কোনো সাজিয়ে রাখার লেবেল নয়: এটি একটি উদ্দেশ্য। চিঠিটি কী চাইবে, কোন্ সুরে বলবে আর কোন্ কাগজ তার সঙ্গে যাবে, ধরনই তা ঠিক করে। একই ঘটনার ওপর লেখা দুটি ভালো চিঠি, ধরন আলাদা হলে, এক ফল পায় না।
নিচের ছকটি বলে, প্রতিটি ধরন কী কাজে লাগে, আর সবচেয়ে বড় কথা, ভুল হয়েছে তা কী দেখে বোঝা যায়। এই দ্বিতীয় ঘরটিই আসল: ধরনের ভুল লেখার সময়ে ধরা পড়ে না, ছয় সপ্তাহ পরে আসা উত্তরে ধরা পড়ে।
চেনার উপায়
প্রতিটি ধরন কী কাজে লাগে, আর ভুল হয়েছে কী দেখে বুঝবেন
| ধরন | কী কাজে লাগে | ভুল হয়েছে যে চিহ্নে বুঝবেন |
|---|---|---|
| দাবি জানানো | পাওয়ার কথা ছিল এমন কিছু করা হয়নি, বা খারাপভাবে করা হয়েছে। চিঠিটি ঘাটতিটি বর্ণনা করে আর প্রতিকার চায়। | কোনো ঘাটতি হয়নি, বরং কারণ-সহ একটি সিদ্ধান্ত হয়েছে: তখন যে চিঠি লিখতে হবে তা আপত্তির চিঠি। |
| আপত্তি জানানো | একটি সিদ্ধান্ত, একটি টাকার অঙ্ক বা একটি নথিভুক্ত কথা আপনার বিরুদ্ধে গেছে। চিঠিটি বলে, সে কোন্ কথার বিরোধিতা করছে আর কিসের ওপর দাঁড়াচ্ছে। | কিছুই এখনও ঠিক হয়নি, অপেক্ষা চলছে: যে সিদ্ধান্তের অস্তিত্ব নেই তার বিরুদ্ধে আপত্তি জানালে একটি গোটা চক্র নষ্ট হয়। |
| চুক্তি শেষ করা | সঠিক তারিখে একটি বন্দোবস্ত শেষ করা, আর তা চেয়েছেন এমন প্রমাণ হাতে রাখা। | চুক্তি আগেই শেষ হয়ে গেছে আর বিল আসতে থাকছে: এটি টাকার অঙ্ক নিয়ে আপত্তি, যা চুক্তি শেষ হওয়ার ওপর দাঁড়ায়। |
| নথি চাওয়া | অন্য কারও হাতে থাকা একটি কাগজ পাওয়া: প্রত্যয়নপত্র, বিবরণী, ফাইল, অনুলিপি। | আপনি চাইছেন আপনাকে নিয়ে যা যা নথিভুক্ত আছে সব, কোন্ কাগজ চাইতে হবে তা জানেন না: এটি নিজের তথ্য দেখার অধিকার। |
| ভুল জানানো | আপনাকে নিয়ে কোথাও একটি ভুল তথ্য রয়েছে। চিঠিটি সেই তথ্যটিকে আলাদা করে, ঠিক মানটি দেয় আর তা প্রমাণ করার কাগজটি দেয়। | ভুলটি এমন একটি সিদ্ধান্ত জন্ম দিয়েছে যা ভাঙতে হবে: তখন আপত্তি আগে যায়, ভুল জানানো তার সঙ্গে যায়। |
| তাগাদা দেওয়া | নীরবতা দীর্ঘ হয়েছে। চিঠিটি দাবির তারিখ মনে করিয়ে দেয় আর নতুন একটি তারিখ বেঁধে দেয়, দাবিটির কিছুই না বদলে। | প্রথম চিঠিটি কখনও যায়ইনি, বা তার তারিখ খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে না: তাগাদা দেওয়ার কিছু নেই, চাইতে হবে। |
| গ্যারান্টি আদায় করা | একটি জিনিস খারাপ হয়ে যায়, বা একটি সেবা যা কথা ছিল তা দেয় না। চিঠিটি কেনার তারিখ লেখে আর মেরামত, বদল বা টাকা ফেরত চায়। | জিনিসটি চলছে, কিন্তু পছন্দ হচ্ছে না: মত বদলানোর দায় গ্যারান্টি নেয় না। |
| নিজের তথ্যের ওপর অধিকার প্রয়োগ করা | আপনাকে নিয়ে কী রাখা আছে তা জানা, তা সংশোধন করানো, মুছে ফেলানো, তাতে আপত্তি জানানো। | একটি নির্দিষ্ট কাগজই নেই, আর আপনি জানেন কোন্টি: নথি চাওয়ার চিঠি দ্রুততর। |
তিনটি চেনা গোলমাল
যখন দুটি ধরন একরকম দেখায়
তিনটি দ্বিধা প্রায় সবসময়ই ফিরে আসে। প্রত্যেকটিই একটিমাত্র প্রশ্নে মিটে যায়।
দাবি, না আপত্তি?
প্রশ্নটি হলো: কোনো সিদ্ধান্ত হয়েছে কি? কোনো দপ্তর যদি কিছু ঠিক করে আপনাকে জানিয়ে থাকে, তবে আপনি সেই সিদ্ধান্তের বিরুদ্ধে আপত্তি জানান, আর তার কথার ওপরেই দাঁড়ান। কিছুই ঠিক হয়নি কিন্তু কিছু করা হয়নি, তখন আপনি দাবি জানান। একটি ঘাটতিকে আপত্তি বানালে তা বিচার-বিবেচনার মতভেদে বদলে যায়, আর সেই জমিটিই দপ্তরের পক্ষে সবচেয়ে সুবিধের।
আপত্তি, না ভুল জানানো?
প্রশ্নটি হলো: যা ভুল, তা একটি তথ্য, না একটি যুক্তি? ভুল জন্মতারিখ একটি তথ্য, আর তা সংশোধন হয়। যে কারণ দাঁড়ায় না তার ওপর দেওয়া একটি প্রত্যাখ্যান একটি যুক্তি, আর তার বিরুদ্ধে আপত্তি হয়। একটি যখন অন্যটির জন্ম দিয়েছে, তখন দুটি চিঠিই যায়, এই ক্রমে: আপত্তি, যা সময়ের হিসাব খুলে দেয়, তারপর ভুল জানানো, যা ভুলটিকে ছড়াতে বাধা দেয়।
তাগাদা, না আবার লেখা?
প্রশ্নটি হলো: আপনার প্রথম চিঠির তারিখ আপনার কাছে আছে কি? থাকলে তাগাদা দিন, সেটি উল্লেখ করে আর দাবিটির কিছু না বদলে: এই তারিখই নীরবতাকে অস্তিত্ব দেয়। না থাকলে, বা চিঠিটি কখনও না গিয়ে থাকলে, দাবিটি প্রথমবারের মতো লিখুন। যে তাগাদা দাবিটি নতুন করে সাজায়, সে পরীক্ষাটিকে শূন্য থেকে শুরু করায়, আর দপ্তর নতুন তারিখ থেকেই হিসাব ধরে।
সংগ্রহে একটি ধরন খালি থাকতে পারে, তার মানে জীবনে তা খালি নয়: নমুনাগুলি ঢেউয়ে ঢেউয়ে আসে, আর নমুনা থাকার আগেই কাজের পদ্ধতিটি খাটে। নমুনার তালিকা বলে দেয়, ধরন ধরে ধরে ইতিমধ্যে কী কী লেখা হয়েছে।
- প্রতিটি ধরনের নমুনা দেখুন
- এখনই একটি চিঠি লিখুন কর্মশালা ঠিক ধরন বেছে নেওয়া দিয়েই শুরু হয়
- নমুনার আগে পদ্ধতিটি শিখুন