行使个人数据权利｜各地通用
申请查看某机构持有的关于您的数据
弄清记录了什么、来自哪里、又转给了谁。这封信在其他任何一步之前先把卷宗打开，并作为起点保存下来。
这个页面给出一封信的格式、合适的用词，以及与之相关的公开出处。它不会告诉您某件具体的事该怎么办，也不能代替专业人士的意见。信里标出的空处需要您自己补上。
什么时候适合用这封信
- 一项与您有关的决定，似乎建立在您从未见过的信息之上。
- 您想知道某个机构记录了关于您的什么，以及从什么时候起记录的。
- 您在准备提异议，需要先拿到材料再谈论据。
什么时候不适合
- 您已经知道缺的是哪一份材料：索取文件副本更快。
- 您想更正一条确切的信息：更正错误数据的那封信更直接。
- 您想让这些数据不再被保存：那是删除数据的那封信。
整封信
被标出的部分是要补上的空处。标着条件的段落只在所写的情形下才写：这道筛选由工坊来做，或者由您自己手动来做。
您所在的城市，日期
事由：关于查看与本人有关数据的申请
编号：您的卷宗号
尊敬的女士／先生：
本人以该机构以什么身份认识您的身份致函，请求贵单位告知是否保存有与本人有关的数据。
若“申请的范围”为“与本人有关的全部数据”本申请针对与本人有关的全部数据。
若“申请的范围”为“一组确切的数据”本申请针对以下数据：所指的数据
如确有保存此类数据，本人请求贵单位提供一份副本，并同时告知以下各项：使用这些数据的目的、所涉数据的类别、并非由本人提供的那部分数据的来源、这些数据已被提供给哪些接收方或哪一类接收方，以及它们被保存的期限。
若“您希望以什么形式收到答复”为“一个文件，通过电子方式”本人请求贵单位通过电子方式，将该答复发至本函信头所示的电子邮箱。
若“您希望以什么形式收到答复”为“一份纸质副本，通过邮寄”本人请求贵单位通过邮寄方式，将该答复寄至本函信头所示的地址。
如贵单位认为无法就本申请的全部或部分予以办理，本人请求贵单位以书面形式告知理由，并一并告知可提出申诉的途径。
请贵单位于 您期待收到答复的截止日期 之前答复，谢谢。
本函在寄出时保留了交寄凭证：它为本人的申请标上日期，而答复期限正是从这个日期起算。
顺致敬意。
您的姓名
附件
- 一份身份证件的复印件，当该机构必须确认自己不是把您的卷宗交给别人时。
- 您的卷宗号、合同号或账户号。
- 别的都不需要：查看数据的申请不必说明理由。
需要回答的问题
- 该机构以什么身份认识您
客户、前客户、会员、申请人、办事人、患者。正是这一点让对方找到正确的卷宗。
示例：前客户，合同号 4471-C，已于 2026 年 4 月解除 - 申请的范围
- 与本人有关的全部数据：范围最广的申请，也是最容易写的。
- 一组确切的数据：处理起来更快，也更难被一堆材料淹没。
- 所指的数据 若“申请的范围”为“一组确切的数据”
按类别写明：通话录音、付款记录、内部备注、与某个部门的往来。
示例：2026 年 1 月至 6 月之间的通话记录和客服部门的内部备注 - 您希望以什么形式收到答复
- 一个文件，通过电子方式：最方便，而且承载它的那封消息会给它标上日期。
- 一份纸质副本，通过邮寄：如果您不希望自己的数据出现在电子邮箱里，就选这个。
- 您期待收到答复的截止日期
多数个人数据保护制度采用的期限是一个月。从寄出那天起算。
需要确切要求的东西
- 数据的副本，而不只是对它们的描述：一份摘要不是一份副本。
- 并非由您本人提供的那部分数据的来源：这往往是最有启发的一个答复。
- 这些数据被提供给了哪些接收方，因为一条错误的数据是会跑的。
- 保存期限，它说明这卷卷宗本该在什么时候消失。
- 一份书面的、说明理由的拒绝，而不是沉默，并附上申诉途径。
需要附上的材料
- 一份身份证件的复印件，当该机构必须确认自己不是把您的卷宗交给别人时。
- 您的卷宗号、合同号或账户号。
- 别的都不需要：查看数据的申请不必说明理由。
期限
多数个人数据保护制度采用的期限是自收到之日起一个月，而对复杂的申请，通常还存在一次需说明理由的延长。您能掌握的是起算日期：它是寄出那天，而确立它的是交寄凭证。
寄出之后
- 保存好这封信和交寄凭证：申请的日期和申请本身一样重要。
- 收到答复后，逐项对照所要求的内容，记下缺了什么。
- 答复不完整时，只就缺失的那几项催办，并引用当初要求的清单。
- 如果卷宗里露出一条错误数据，下一封信是更正信，而不是又一次查看申请。
法律依据
这份模板属于通用底座：它不援引任何国家的法律，因此没有法律条文可引。它的力量在别处，在于事实、日期和要求的准确。如果您所在的国家有能加强这一步的条文，它会另外放在按国家的模块里，并且指名说明。