Exercer ses droits sur ses données · Vaut partout
Demander l’accès aux données qu’un organisme détient sur vous
Savoir ce qui est enregistré, d’où cela vient et à qui cela a été transmis. Ce courrier ouvre le dossier avant toute autre démarche, et il se garde comme point de départ.
Cette page donne la forme d’une lettre, les mots qui conviennent et les références publiques qui s’y rattachent. Elle ne dit pas ce qu’il faut faire d’une affaire particulière, et elle ne remplace pas l’avis d’une personne du métier. Les emplacements signalés dans la lettre sont à compléter.
Quand ce courrier convient
- Une décision vous concernant semble reposer sur des informations que vous n’avez jamais vues.
- Vous voulez savoir ce qu’un organisme a enregistré sur vous, et depuis quand.
- Vous préparez une contestation et vous avez besoin de la pièce avant l’argument.
Quand il ne convient pas
- Vous savez déjà quelle pièce vous manque : la demande de copie d’un document va plus vite.
- Vous voulez faire corriger une information précise : le courrier de correction d’une donnée fausse est plus direct.
- Vous voulez que les données cessent d’être conservées : c’est le courrier d’effacement.
La lettre, entière
Les passages signalés sont les emplacements à compléter. Les paragraphes marqués d’une condition ne s’écrivent que dans le cas indiqué : c’est l’atelier qui fait ce tri, ou vous, à la main.
votre ville, le la date
Objet : Demande d’accès aux données me concernant
Référence : votre numéro de dossier
Madame, Monsieur,
Je vous écris en qualité de à quel titre l’organisme vous connaît, et je vous demande de m’indiquer si des données me concernant sont conservées par votre organisme.
Si « L’étendue de la demande » vaut « Toutes les données me concernant »Ma demande porte sur l’ensemble des données me concernant.
Si « L’étendue de la demande » vaut « Un ensemble précis de données »Ma demande porte sur les données suivantes : données visées
Si de telles données sont conservées, je vous demande de m’en communiquer une copie, ainsi que les éléments suivants : les finalités pour lesquelles elles sont utilisées, les catégories de données concernées, l’origine des données que je ne vous ai pas fournies moi-même, les destinataires ou catégories de destinataires auxquels elles ont été communiquées, et la durée pendant laquelle elles sont conservées.
Si « Sous quelle forme vous voulez la réponse » vaut « Un fichier, par voie électronique »Je vous demande de m’adresser cette réponse par voie électronique, à l’adresse de courriel indiquée en tête de cette lettre.
Si « Sous quelle forme vous voulez la réponse » vaut « Une copie papier, par courrier »Je vous demande de m’adresser cette réponse par courrier, à l’adresse indiquée en tête de cette lettre.
Si vous estimez ne pas pouvoir donner suite à tout ou partie de cette demande, je vous demande de m’en indiquer le motif par écrit, ainsi que les voies de réclamation ouvertes.
Je vous remercie de me répondre avant le date avant laquelle vous attendez la réponse.
Cette lettre est envoyée en conservant la preuve de son dépôt : elle date ma demande, et c’est de cette date que part le délai de réponse.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
votre nom et prénom
Pièces jointes
- La copie d’une pièce d’identité, quand l’organisme doit s’assurer qu’il ne remet pas votre dossier à quelqu’un d’autre.
- La référence de votre dossier, de votre contrat ou de votre compte.
- Rien d’autre : une demande d’accès n’a pas à être justifiée.
Les questions auxquelles répondre
- À quel titre l’organisme vous connaît
Client, ancien client, adhérent, candidat, usager, patient. C’est ce qui permet de retrouver le bon dossier.
Exemple : ancien client, contrat n° 4471-C résilié en avril 2026 - L’étendue de la demande
- Toutes les données me concernant : La demande la plus large, et la plus simple à formuler.
- Un ensemble précis de données : Plus rapide à traiter, et plus difficile à noyer dans un envoi massif.
- Les données visées Si « L’étendue de la demande » vaut « Un ensemble précis de données »
Nommez les catégories : enregistrements téléphoniques, historique de paiement, notes internes, échanges avec un service.
Exemple : l’historique des appels et les notes internes du service client entre janvier et juin 2026 - Sous quelle forme vous voulez la réponse
- Un fichier, par voie électronique : Le plus pratique, et daté par le message qui le porte.
- Une copie papier, par courrier : À demander si vous ne voulez pas de vos données dans une boîte de courriel.
- La date avant laquelle vous attendez la réponse
Un mois est le délai retenu par la plupart des régimes de protection des données. Comptez-le à partir de l’envoi.
Ce qu’il faut demander précisément
- La copie des données, et pas seulement leur description : un résumé n’est pas une copie.
- L’origine des données que vous n’avez pas fournies vous-même : c’est souvent la réponse la plus instructive.
- Les destinataires auxquels elles ont été communiquées, parce qu’une donnée fausse voyage.
- La durée de conservation, qui dit quand le dossier devrait disparaître.
- Un refus écrit et motivé plutôt qu’un silence, avec les voies de réclamation.
Les pièces à joindre
- La copie d’une pièce d’identité, quand l’organisme doit s’assurer qu’il ne remet pas votre dossier à quelqu’un d’autre.
- La référence de votre dossier, de votre contrat ou de votre compte.
- Rien d’autre : une demande d’accès n’a pas à être justifiée.
Le délai
Un mois à compter de la réception est le délai retenu par la plupart des régimes de protection des données, et une prolongation motivée existe souvent pour les demandes complexes. Ce que vous contrôlez, c’est la date de départ : elle est celle de l’envoi, et c’est la preuve de dépôt qui l’établit.
Après l’envoi
- Gardez la lettre et la preuve de dépôt : la date de la demande vaut autant que la demande.
- À la réception, notez ce qui manque par rapport à ce qui a été demandé, poste par poste.
- Une réponse incomplète se relance sur les seuls points manquants, en citant la liste demandée.
- Si le dossier révèle une donnée fausse, le courrier suivant est celui de la correction, pas une nouvelle demande d’accès.
Les fondements
Ce modèle appartient au socle universel : il n’invoque aucun droit national, et il n’a donc aucune référence légale à citer. Sa force est ailleurs, dans la précision des faits, des dates et de la demande. Si votre pays a un texte qui renforce cette démarche, il vit dans un module par pays, à part et nommément.