वह चिट्ठी लिखना जो काम कर जाए

हर काम, ब्यौरे के साथ

आगे सातों काम एक-एक करके आते हैं: क्या करना है, कौन सी ग़लती सबसे भारी पड़ती है, और कौन सा वाक्य काम करता है। जो वाक्य चिट्ठी में लिखने के लिए हैं, वे फ़्रेंच में दिए गए हैं, क्योंकि चिट्ठी फ़्रेंच में ही जाएगी।

सही पाने वाले की पहचान करना

चिट्ठी उसे लिखी जाती है जो सचमुच जवाब दे सकता है: वह विभाग जिसने फ़ैसला लिया या जो फ़ाइल देख रहा है, कभी आम हेल्पलाइन नहीं, कभी पहली खिड़की नहीं। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती है सही संस्था को पर ग़लत विभाग को लिखना: तब चिट्ठी अंदरूनी तबादले का इंतज़ार करती है, जिसमें हफ़्ते लगते हैं, या जो कभी होता ही नहीं।

जब ठीक नाम न मिले, तो निशाना वह व्यक्ति बनता है जिसने आख़िरी चिट्ठी पर दस्तख़त किए थे, वरना वह विभाग जिसे चिट्ठी का विषय साफ़ तौर पर बताता है। “À qui de droit” किसी को कुछ नहीं कहता; किसी विभाग या किसी पद का नाम लेना, चाहे व्यक्ति का नाम न हो, चिट्ठी को एक असली पाने वाला दे देता है।

बातों की तारीख़ देना

हर बताई गई बात अपनी तारीख़ के साथ आती है: ख़रीद की, फ़ोन की, मिली चिट्ठी की। उनके बिना मतभेद एक राय बना रहता है; उनके साथ वह एक समय-क्रम बन जाता है जिसे दफ़्तर अपनी ही फ़ाइल में जाँच सकता है। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती है बातों को उस क्रम में सुनाना जिसमें वे याद आती हैं, उस क्रम में नहीं जिसमें वे हुई थीं।

“कुछ समय से” या “कई महीने पहले” जाँचे नहीं जा सकते; “le 14 mars, puis le 2 avril” किसी भी फ़ाइल में दो मिनट में जाँचा जा सकता है। ठीक तारीख़ न होने पर अंदाज़ी तारीख़ भी काम की रहती है, बशर्ते यह कहा जाए कि वह अंदाज़ी है: “début mars” झूठी सफ़ाई से बेहतर है।

आधार बताना

माँग तब असर करती है जब वह किसी जाँची जा सकने वाली चीज़ पर टिकी हो: अनुबंध की कोई शर्त, कोई लिखित वादा, कोई लागू प्रावधान। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती है उस पर टिकना जो सही लगता है, उसकी जगह जो लिखा है: दफ़्तर फ़ाइल काग़ज़ों पर देखता है, भावना पर नहीं, वह भावना कितनी ही जायज़ हो।

क्या हवाला दिया जा सकता है, यह देश दर देश बदलता है, कभी क्षेत्र दर क्षेत्र भी: जो नमूना किसी प्रावधान का हवाला देता है, वह हमेशा उसका ठीक संदर्भ और उसका स्रोत देता है, कभी याद के भरोसे नहीं। जब कोई पक्का प्रावधान पहचाना न जा सके, तब बातें ख़ुद और अनुबंध या पिछली बातचीत में जो तय हुआ था, अक्सर माँग को टिकाने के लिए काफ़ी होते हैं।

जो किसी देश पर निर्भर है, वह अलग से आता है, देश दर देश जाँचा हुआ।

• पहले से जाँचे हुए कानूनी आधार देश दर देश

एक साफ़ चीज़ माँगना

माँग ठीक-ठीक बताती है कि क्या अपेक्षित है: इतनी रक़म लौटाना, यह दर्ज बात सुधारना, इस तारीख़ को अनुबंध ख़त्म करना। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती है धुँधली या कई-कई माँगें: जिस दफ़्तर को अंदाज़ा लगाना पड़े कि उससे क्या चाहिए, या यह चुनना पड़े कि पहले किसे देखे, वह अक्सर बग़ल में जवाब देता है, या सिर्फ़ एक का।

“Faites le nécessaire” किसी को नहीं बाँधता; “remboursez 84,90 euros sur le compte indiqué en en-tête, avant le 30” एक पक्का फ़ैसला बाँध देता है। चिट्ठी का फ़ायदा इसी में है कि वह एक ही चीज़ माँगे: कई माँगें कई चिट्ठियों में जाती हैं, या साफ़ क्रम में अगर वे सचमुच जुड़ी हुई हों।

समय-सीमा तय करना

दी गई समय-सीमा एक तारीख़ होती है, कोई अवधि नहीं: “avant le 15 septembre”, कभी “rapidement” नहीं, कभी “dans les meilleurs délais” नहीं। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती है कोई समय-सीमा तय ही न करना: तारीख़ के बिना चुप्पी की कोई शुरुआत नहीं होती, और बाद में यह कहने का कोई आधार नहीं रहता कि वह बहुत लंबी हो गई।

समय-सीमा वाजिब रहती है: दो से तीन हफ़्ते अक्सर काफ़ी हैं, बशर्ते कहीं और कोई पक्की अवधि पहले से तय न हो, जैसे किसी अनुबंध में। बहुत छोटी समय-सीमा माँग को नुक़सान पहुँचाती है और कुछ तेज़ नहीं करती; बिलकुल न होने पर माँग अनिश्चित काल तक खुली रह जाती है।

सबूत रखना

भेजी गई चिट्ठी की नकल रखी जाती है, इस सबूत के साथ कि वह गई और अगर हो सके तो यह भी कि वह पहुँची। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती ख़राब चिट्ठी लिखना नहीं है: वह है अच्छी चिट्ठी की न नकल रखना, न सबूत। उनके बिना कार्रवाई सिर्फ़ एक याद में बची रहती है।

जमा करने का सबूत यक़ीन से बेहतर है: वह एक तारीख़ लिए चलता है जिस पर कोई बहस नहीं कर सकता, जबकि साधारण डाक कोई जाँचा जा सकने वाला निशान नहीं छोड़ती।

याद दिलाना

जब तय समय-सीमा बिना जवाब बीत जाए, तो याददिहानी पहली चिट्ठी की याद दिलाती है: उसकी तारीख़, उसकी माँग और बीत चुकी अवधि, उसे नए शब्द दिए बिना और उसमें कुछ जोड़े बिना। सबसे भारी पड़ने वाली ग़लती है माँग को अलग शब्दों में फिर लिखना: इससे लगता है कि माँग बदल गई है, और जाँच शून्य से शुरू हो जाती है।

याददिहानी एक बार होती है, और लहज़ा बराबर रहता है: वह बीत चुकी समय-सीमा दर्ज करती है, धमकी नहीं देती। उससे आगे जो चिट्ठी बनती है, उसका स्वभाव बदल जाता है: वह याद दिलाने की जगह किसी आगे की राह की घोषणा करती है।

और आगे

हर काम, उसका अपना पन्ना

पाँच पन्ने इनमें से हर काम को ब्यौरे से लेते हैं, और बताते हैं कि मामले दर मामले क्या बदलता है।