Relancer · Vaut partout
Adresser un dernier rappel avant recours
Après une demande et une relance, ce courrier récapitule les dates, fixe une dernière échéance et nomme la suite. Il annonce, il ne menace pas : c’est ce qui le rend crédible.
Cette page donne la forme d’une lettre, les mots qui conviennent et les références publiques qui s’y rattachent. Elle ne dit pas ce qu’il faut faire d’une affaire particulière, et elle ne remplace pas l’avis d’une personne du métier. Les emplacements signalés dans la lettre sont à compléter.
Quand ce courrier convient
- Une demande et une relance sont parties, les deux délais sont passés, et rien n’a bougé.
- Vous voulez qu’une trace écrite établisse que tout a été tenté avant le recours.
- Le dossier va être porté devant un tiers, et l’organisme doit avoir eu une dernière occasion de répondre.
Quand il ne convient pas
- Une seule lettre est partie : une relance vient d’abord, et un dernier rappel qui arrive trop tôt perd son effet.
- Vous ne savez pas encore quelle voie de recours existe : le courrier qui convient demande d’abord les voies et les délais de recours.
- Vous voulez annoncer une action que vous n’engagerez pas : un rappel qui bluffe est un rappel qu’on n’écrit pas.
La lettre, entière
Les passages signalés sont les emplacements à compléter. Les paragraphes marqués d’une condition ne s’écrivent que dans le cas indiqué : c’est l’atelier qui fait ce tri, ou vous, à la main.
votre ville, le la date
Objet : Dernier rappel avant recours : dossier objet du dossier
Référence : votre numéro de dossier
Madame, Monsieur,
Je vous ai écrit le date de la première demande au sujet de objet du dossier, puis relancé le date de la relance.
Si « Ce qui a été répondu, en tout » est renseignéVoici ce qui m’a été répondu depuis : ce qui a été répondu, en tout
Si « Ce qui a été répondu, en tout » est laissé videAucune réponse ne m’est parvenue à ce jour.
Ma demande est inchangée : ce que vous demandez, en une phrase
Si « La suite que vous annoncez » vaut « La saisine d’un médiateur ou d’un service de règlement des litiges »À défaut de réponse avant le dernière date que vous fixez, je saisirai le médiateur ou le service de règlement des litiges compétent, en joignant à ma saisine la présente lettre et les précédentes.
Si « La suite que vous annoncez » vaut « Le signalement à l’autorité de contrôle du secteur »À défaut de réponse avant le dernière date que vous fixez, je signalerai ce dossier à l’autorité chargée du contrôle de votre secteur, en joignant à mon signalement la présente lettre et les précédentes.
Si « La suite que vous annoncez » vaut « La saisine de la juridiction compétente »À défaut de réponse avant le dernière date que vous fixez, je porterai ce dossier devant la juridiction compétente, en joignant à ma demande la présente lettre et les précédentes.
Cette lettre vaut dernier rappel. Elle laisse volontairement une dernière occasion de régler ce dossier directement, ce qui est l’intérêt des deux parties.
Cette lettre est envoyée en conservant la preuve de son dépôt.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
votre nom et prénom
Pièces jointes
- La copie de la première demande et de la relance.
- Les preuves de dépôt des deux envois.
- La copie des réponses reçues, même hors sujet.
- La pièce qui permet d’exécuter la demande tout de suite, quand il en existe une : relevé bancaire pour un remboursement, adresse pour une livraison.
Les questions auxquelles répondre
- L’objet du dossier
En une ligne, dans les mêmes mots que les lettres précédentes.
Exemple : le remboursement de la somme de 84,90 euros prélevée après résiliation - La date de la première demande
- La date de la relance
- Ce qui a été répondu, en tout facultatif
Le récapitulatif tient en trois lignes : ce qui a été dit, quand, et par qui. Laissez vide si rien n’est venu. - Ce que vous demandez, en une phrase
La même demande que la première fois, formulée pour être exécutable telle quelle.
Exemple : le remboursement de 84,90 euros par virement sur le compte dont le relevé est joint - La suite que vous annoncez
N’annoncez que ce que vous ferez. Un rappel dont la suite ne vient jamais apprend à l’organisme qu’il peut attendre.- La saisine d’un médiateur ou d’un service de règlement des litiges : La voie la plus rapide quand elle existe, et souvent gratuite.
- Le signalement à l’autorité de contrôle du secteur : Pour un manquement qui dépasse votre dossier.
- La saisine de la juridiction compétente : À n’annoncer que si vous êtes prêt à le faire.
- La dernière date que vous fixez
Huit à quinze jours. C’est une dernière échéance, pas un nouveau délai d’examen.
Ce qu’il faut demander précisément
- La même chose que la première fois, mot pour mot : un dernier rappel qui demande autre chose remet le compteur à zéro.
- Une réponse écrite, y compris un refus : un refus écrit ouvre le recours, un silence oblige à prouver le silence.
- Le nom et l’adresse du médiateur ou du service de règlement des litiges dont l’organisme relève, quand il en relève d’un.
Les pièces à joindre
- La copie de la première demande et de la relance.
- Les preuves de dépôt des deux envois.
- La copie des réponses reçues, même hors sujet.
- La pièce qui permet d’exécuter la demande tout de suite, quand il en existe une : relevé bancaire pour un remboursement, adresse pour une livraison.
Le délai
Huit à quinze jours, pas davantage. La longueur du délai n’est plus le sujet : le dossier a déjà eu deux échéances. Ce qui donne son poids à ce courrier, c’est le récapitulatif des dates, la constance de la demande et le fait que la suite annoncée soit réellement engagée si la date passe.
Après l’envoi
- Datez et classez : à ce stade, la valeur du dossier est dans la chronologie, et une chronologie complète se lit en une minute par un tiers.
- Préparez la saisine annoncée avant la date limite, pour n’avoir plus qu’à l’envoyer.
- Si une réponse arrive, répondez-y par écrit, même pour dire que le dossier est clos : c’est ce qui ferme la chaîne.
Les fondements
Ce modèle appartient au socle universel : il n’invoque aucun droit national, et il n’a donc aucune référence légale à citer. Sa force est ailleurs, dans la précision des faits, des dates et de la demande. Si votre pays a un texte qui renforce cette démarche, il vit dans un module par pays, à part et nommément.